Artikel von JJ Karambelas
Im Einzelhandel sind Investitionsentscheidungen in Bezug auf Kernsysteme selten einfach. Angesichts des Drucks, das Kundenerlebnis zu verbessern, Kosten zu senken und die Agilität zu steigern, stellen sich viele Einzelhändler dieselbe Frage:
Sollten wir unser ERP-System auf eine neue Plattform umstellen oder der Einführung eines Distributed-Order-Management-Systems (DOM) Vorrang einräumen?
Für die meisten Einzelhändler ist es sinnvoller, in ein dezentrales Auftragsmanagementsystem zu investieren. Auch wenn eine Umstellung des ERP-Systems die Prozesse im Finanz- und Lieferkettenbereich verbessern könnte, wird dies kaum Auswirkungen auf die Flexibilität bei der Auftragsabwicklung, die Bestandsübersicht oder die Konversionsraten haben.
Ein DOM geht direkt auf diese Bereiche ein und lässt sich in der Regel innerhalb von Monaten statt Jahren implementieren. Außerdem trennt es das „ Auftragsorchestrierung “ vom ERP, was wiederum eine zukünftige Umstellung auf eine neue Plattform einfacher und weniger riskant macht.
Es handelt sich um eine wichtige Entscheidung, da beide Optionen betriebliche Verbesserungen versprechen, die wirtschaftlichen und technischen Ergebnisse sich jedoch erheblich unterscheiden.
Argumente für und gegen eine ERP-Umstellung
Die meisten Einzelhändler haben zahlreiche Gründe, ein veraltetes ERP-System zu ersetzen. Durch jahrelange Anpassungen kann die Wartung des Systems erschwert werden, sodass Finanz- und Lieferketten-Teams mit langsamen oder ineffizienten Prozessen zu kämpfen haben. Ein neues ERP-System kann diese Probleme beheben und dem gesamten Unternehmen eine einheitlichere Grundlage bieten.
Der Nachteil ist, dass die meisten dieser Vorteile intern sind. Eine Umstellung auf eine neue Plattform führt nicht zwangsläufig zu einer Verbesserung der Bestandsgenauigkeit für Kunden, zu mehr Versandoptionen oder zu einer Steigerung der Konversionsrate. Auch wenn das ERP-System auf den ersten Blick als das naheliegendste System für eine Erneuerung erscheint, ist es daher möglicherweise nicht dasjenige, das den unmittelbarsten geschäftlichen Nutzen bringt.
Mögliche Vorteile einer ERP-Plattformumstellung
Eine Plattformumstellung modernisiert zentrale Finanz- und Lieferkettenprozesse und kann – insbesondere wenn ältere Versionen stark angepasst wurden – einen erheblichen Teil der technischen Schulden abbauen. Zudem ermöglicht sie eine langfristige Standardisierung im gesamten Unternehmen, was mit zunehmender Anzahl von Märkten und Unternehmen an Bedeutung gewinnt.
Einschränkungen und Risiken
ERP-Umstellungen sind kostspielige, mehrjährige Projekte, bei denen das Budget häufig überschritten wird. Gartner prognostiziert, dass bis 2027 mehr als 70 % der kürzlich umgesetzten ERP-Initiativen die ursprünglich im Business Case festgelegten Ziele nicht vollständig erreichen werden, wobei bis zu 25 % katastrophal scheitern werden.
Die Auswirkungen auf den Kunden sind begrenzt. ERP-Systeme sind nicht für die Bestandssteuerung in Echtzeit, eine flexible Auftragsabwicklung oder „ omnichannel “-Szenarien ausgelegt, und selbst moderne Versionen lassen sich nur langsam an neue Abwicklungsoptionen wie „Ship-from-Store“, Marktplätze oder „Endless Aisle“ anpassen. Oftmals müssen Einzelhändler letztendlich genau die Middleware neu entwickeln, die durch die Umstellung eigentlich abgeschafft werden sollte, um die Defizite des ERP-Systems auszugleichen.
Warum ERP-Systeme Schwierigkeiten mit der Auftragsabwicklung haben
Der ERP-Bestand ist eher auf den finanziellen Abgleich als auf die Verfügbarkeit in Echtzeit ausgelegt. Die Bestandszahlen sind zum Periodenabschluss korrekt, nicht jedoch in dem Moment, in dem ein Kunde einen Artikel in seinen Warenkorb legt, und es handelt sich um eine Netto-Menge – nicht darum, was wo verfügbar ist, wofür reserviert wurde und ob es innerhalb eines zugesagten Lieferzeitraums erreichbar ist.
Die Auftragslogik ist eher transaktionsorientiert als regelbasiert, sodass ein ERP-System lediglich erfasst, wann ein Auftrag erteilt und ausgeführt wird. Es ist nicht in der Lage, anhand von Margen, Entfernungen, Kapazitäten, Preisnachlassrisiken und Annahmeschlusszeiten der Spediteure zu beurteilen, welche Standorte einen Auftrag ausführen sollten. Im Grunde genommen wird jedes neue Ausführungsszenario zu einer individuellen Anpassung und nicht zu einer Konfigurationsänderung.
Ein Einzelhändler, der sich im Zuge der Modernisierung für einen Plattformwechsel entscheidet, stellt möglicherweise fest, dass das ERP-System nach wie vor keinen voraussichtlichen Liefertermin über ein verteiltes Netzwerk hinweg liefern kann, und gibt daher innerhalb von achtzehn Monaten die Entwicklung einer maßgeschneiderten Verfügbarkeitsschicht in Auftrag. Die Middleware, die durch den Plattformwechsel eigentlich überflüssig werden sollte, kehrt zurück – entwickelt von einem anderen Team, in kürzerer Zeit und mit geringerem Budget.
Wie sieht es mit dem Auftragsverwaltungsmodul in Ihrem ERP-System oder Ihrer E-Commerce-Plattform aus?
Die meisten ERP- und E-Commerce-Plattformen verfügen über Funktionen zur Auftragsabwicklung. Diese ermöglichen die sequenzielle Auftragsabwicklung über eine geringe Anzahl von Knoten sowie die Zuweisung aus einer einzigen Quelle. Das bedeutet, dass sie nicht für die Echtzeit-Beschaffung über Filialen, Lager und Direktversandpartner hinweg, für Teillieferungen oder für Auslieferungsregeln geeignet sind, die je nach Saison und Werbeaktionen variieren.
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Standorte, sondern die Art der Entscheidung. Wenn jeder Auftrag eine eindeutige Bezugsquelle hat, reicht ein natives Modul in der Regel aus. Sobald bei der Beschaffung jedoch Bestände, Kosten, Kapazitäten, Lieferversprechen und das Risiko von Preisnachlässen über mehrere Standorte hinweg abgewogen werden müssen, wird das native Modul zu einem Engpass, da es dazu entwickelt wurde, die Entscheidung zu erfassen, anstatt sie zu treffen.
Dezentrales Auftragsmanagement: Ein direkterer Weg zum Kundennutzen
Das Distributed Order Management (DOM) fungiert als Schnittstelle zwischen Front-End-Kanälen wie E-Commerce, POS und Marktplätzen einerseits und dem ERP-System andererseits und entscheidet, welcher Ihrer Standorte die jeweilige Bestellung ausführt. Es ist die Ebene, die ein „omnichannel “-Auftragsmanagement ermöglicht, ohne dass die Ausführungsregeln fest im ERP-System oder in der E-Commerce-Plattform verankert werden müssen.
Die wichtigsten Vorteile von DOM
Ein DOM bündelt den Lagerbestand aus Lagern, Filialen und Drop-Ship-Partnern in einer einzigen Echtzeitansicht und ermöglicht so den Versand direkt aus der Filiale, „Click-and-Collect“, „Endless Aisle“ sowie geteilte Sendungen – und das bei minimaler Beeinträchtigung des ERP-Systems.
Daraus ergibt sich der wirtschaftliche Effekt. Eine genaue Verfügbarkeitsangabe verhindert „ Lieferengpässen “ und reduziert Stornierungen, was die Konversionsrate steigert, während die Weiterleitung jeder Bestellung an den profitabelsten Standort die Logistik- und Preisnachlasskosten senkt.
Zudem lässt es sich schrittweise einführen, sodass sich Vorteile bereits innerhalb von Monaten statt Jahren einstellen, und fungiert als Agilitätsschicht unterhalb der Kanäle, sodass ERP-, E-Commerce- oder WMS-Systeme später geändert werden können, ohne die Fulfillment-Logik zu beeinträchtigen.
Herausforderungen bei der Einführung eines dezentralen Auftragsmanagements
Ein DOM erfordert eine reibungslose Integration mit ERP-, WMS-, POS- und digitalen Vertriebskanälen, was Zeit in Anspruch nimmt, wenn es sich um veraltete oder fragmentierte Systeme handelt. Außerdem ist es nur so gut wie die Daten, die es erhält; daher schränken eine mangelnde Bestandsgenauigkeit oder verzögerte Aktualisierungen aus vorgelagerten Systemen seine Funktionsfähigkeit ein.
Neben den technischen Kosten fallen auch Prozesskosten an. Die Filialteams und die Fulfillment-Abteilungen müssen sich an neue Arbeitsabläufe anpassen, sei es bei der Kommissionierung im Rahmen des „Ship-from-Store“-Verfahrens oder bei geänderten Zuweisungsprioritäten. Und obwohl ein DOM deutlich kostengünstiger ist als eine ERP-Umstellung, erfordert es dennoch erhebliche Investitionen sowohl in die Technologie als auch in den Wandel.
Die Auswahl der Partner ist genauso wichtig wie die Auswahl der Software. Suchen Sie nach einem DOM-Anbieter und einem Implementierungspartner mit nachweislicher Erfahrung bei der Entkopplung von Auftragsabläufen von bestimmten ERP-Plattformen, da genau hier das größte Risiko liegt.
Es gibt zwar einige Herausforderungen, die man im Auge behalten sollte, doch handelt es sich dabei in der Regel um kurzfristige Hürden, während sich die Vorteile schnell summieren.
Ein wirtschaftlicher Vergleich zwischen ERP und DOM
| ERP-Umstellung | Dezentrales Auftragsmanagement | |
| Kosten | Hoch (mehrjährig, mehrere Millionen) | Maßvolle, modulare Umsetzung |
| Zeit bis zur Wertschöpfung | 18–36 Monate | 4–9 Monate |
| Auswirkungen auf die Kunden | Niedrig (Effizienz im Backoffice) | Hoch (Kundenerfahrung, Flexibilität bei der Auftragsabwicklung, Konversionsrate) |
| Agilität | Begrenzte, fest programmierte Prozesse | Umfangreiche, konfigurierbare Fulfillment-Regeln |
| Risiko | Hoch (Störungen, Scope Creep) | Untere Ebene (schrittweiser Ansatz, schrittweise Einführung) |
| Abhängigkeit | Bindet Sie oft an die Roadmap des Anbieters | Zukunftssichere Lösungen für ERP, WMS und E-Commerce |
Sollte man bei einer ERP-Umstellung immer zuerst die Plattform wechseln?
Es gibt Situationen, in denen eine ERP-Umstellung unumgänglich ist. Am deutlichsten wird dies, wenn das ERP-System nicht mehr unterstützt wird und ein Sicherheits- oder Compliance-Risiko darstellt oder wenn die Finanz- und Lieferkettenmodule so veraltet sind, dass sie das Geschäft aktiv behindern.
Zunächst die wirtschaftlichen Argumente für DOM
Ein DOM sorgt noch im selben Geschäftsjahr für messbaren Umsatzzuwachs durch höhere Konversionsraten, weniger Stornierungen und mehr gewonnene Aufträge. Bei ERP-Umstellungen dauert es in der Regel Jahre, bis sich eine Rendite einstellt – wenn überhaupt. Diese ersten Erfolge in den Bereichen Auftragsabwicklung und Kundenerlebnis können dann die spätere ERP-Umstellung finanzieren oder rechtfertigen.
Die technischen Argumente für „DOM first“
Ein DOM entkoppelt die Produkt Auftragsorchestrierung en und die Lagerverfügbarkeit vom ERP-System und verringert so die Abhängigkeit von ERP-Anpassungen. Es lässt sich schrittweise einführen, beginnend mit dem E-Commerce und anschließend ausgeweitet auf Filialen, Marktplätze und den Großhandel. Sobald es in Betrieb ist, kann das zugrunde liegende ERP-System mit weitaus geringeren Betriebsunterbrechungen aktualisiert oder ersetzt werden.
Was bei einer ERP-Umstellung unverändert bleibt, ist der Teil, den der Kunde sieht. Die Verfügbarkeitsberechnung, die Beschaffungsregeln, die Logik des „ Lieferversprechen “ sowie die APIs, auf die die Vertriebskanäle zugreifen, befinden sich alle im DOM, sodass die Storefront vor und nach der Migration dieselbe Frage an dasselbe System richtet.
Die Rolle des ERP-Systems beschränkt sich darauf, Bestandsbewegungen und Finanzdaten über festgelegte Schnittstellen bereitzustellen. Ein Austausch des Systems bedeutet daher lediglich, diese Schnittstellen neu zu verknüpfen, anstatt die Fulfillment-Logik neu aufzubauen, da diese Logik von vornherein nie im ERP-System enthalten war.
Paralleler Betrieb von ERP und DOM
Einzelhändler können ihre Finanz- und Lieferkettenprozesse durch eine ERP-Umstellung stabilisieren oder modernisieren und gleichzeitig eine DOM einführen, um kundenorientierte Prioritäten anzugehen.
Der mehrschichtige Ansatz gewährleistet die Geschäftskontinuität, indem er die Frontend-Kanäle vor Änderungen am ERP-System abschirmt und Störungen der Fulfillment-Logik während der Migration verhindert. Zudem senkt er das Risiko in beide Richtungen: Verzögerungen im ERP-System behindern keine kundenorientierten Innovationen, und das DOM bietet ein Sicherheitsnetz für das Fulfillment, selbst wenn Meilensteine im ERP-System nicht eingehalten werden.
Um beide parallel betreiben zu können, muss die Architektur stimmen, da die Abschirmung nur dann funktioniert, wenn die Schnittstellen zwischen ihnen von Anfang an korrekt definiert sind.
Trifft das auf Sie zu?
Geben Sie dem DOM Vorrang, wenn drei oder mehr der folgenden Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen:
- Sie verfügen über mehr als einen physischen Standort oder planen, innerhalb der nächsten achtzehn Monate einen weiteren zu eröffnen.
- Online-Bestellungen werden storniert oder unvollständig ausgeliefert, weil der als „verfügbar“ angezeigte Lagerbestand tatsächlich nicht verfügbar war.
- Die Einführung einer neuen Versandoption, wie beispielsweise „Click-and-Collect“ oder „Marktplatz“, dauert länger als ein Quartal.
- Der Lagerbestand ist für den E-Commerce-Kanal nicht sichtbar oder zwar sichtbar, aber nicht verkaufsfähig.
- Die Routing-Regeln für die Auftragsabwicklung sind fest programmiert, was bedeutet, dass für deren Änderung Entwicklerressourcen erforderlich sind.
Konzentrieren Sie sich auf Ihr ERP-System, wenn Ihre aktuelle Version nicht mehr unterstützt wird oder wenn die Finanz- und Lieferkettenmodule die Berichterstellung, die Einhaltung von Vorschriften oder das Wachstum aktiv behindern. Selbst dann sollten Sie DOM parallel dazu und nicht erst danach einführen.
DOM statt ERP als Grundlage nutzen
Einzelhändler gewinnen die Kundentreue nicht durch bessere Finanzsysteme, sondern indem sie eine zuverlässige und flexible Auftragsabwicklung bieten, ein einheitliches Kundenerlebnis über alle Kanäle hinweg gewährleisten und ihre Versprechen gegenüber den Kunden klar und vorhersehbar einhalten. DOM macht dies möglich.
Durch die Einführung eines Distributed-Order-Management-Systems erzielen Einzelhändler sofortige wirtschaftliche Vorteile – höhere Konversionsraten, geringere Fulfillment-Kosten und eine verbesserte „ Kundenzufriedenheit “.
Gleichzeitig zielt es darauf ab, die Risiken einer möglichen zukünftigen ERP-Umstellung zu verringern, indem das Serviceversprechen von den Backoffice-Prozessen getrennt wird. Das DOM ist jene Schicht, die so konzipiert ist, dass sie Änderungen an den kundenbezogenen Anforderungen auffängt, ohne dass diese Änderungen die darunterliegenden Systeme erreichen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn Sie entscheiden müssen, wo Sie Ihre erste Investition tätigen sollen, bietet DOM schneller einen höheren Mehrwert bei geringerem Risiko. Sollte es zudem notwendig sein, beide Transformationen parallel durchzuführen, sorgt DOM dafür, dass Ihr Kundenerlebnis geschützt und profitabel bleibt.
Häufig gestellte Fragen
Können Einzelhändler DOM in ihren bestehenden Technologie-Stack integrieren, ohne zuvor ihr ERP-System zu erneuern?
Ja. Es ist nicht erforderlich, das ERP-System zu ersetzen, bevor ein DOM hinzugefügt wird. Das ERP-System kann seine bisherigen Aufgaben weiterhin übernehmen, während das DOM anhand von Auftrags- und Bestandsdaten entscheidet, wie die einzelnen Aufträge abgewickelt werden sollen.
Es muss sich nahtlos in das ERP, das WMS, das POS-System und die Vertriebskanäle integrieren lassen, wobei das Alter des ERP-Systems jedoch nicht der entscheidende Faktor ist. Die frühzeitige Einführung des DOM kann zudem dazu beitragen, dass eine spätere Umstellung des ERP-Systems mit geringeren Beeinträchtigungen vonstattengeht, da die Fulfillment-Logik bereits ausgegliedert wurde.
Worauf sollten Einzelhändler achten, wenn sie ERP- und DOM-Anbieter im Hinblick auf ihre nächste Technologieinvestition bewerten?
Bei der Bewertung von DOM-Anbietern sollten Einzelhändler klären, wie die Fulfillment-Regeln festgelegt werden und ob ihre eigenen Teams diese ändern können, ohne auf den Anbieter angewiesen zu sein. Es lohnt sich außerdem, nach Beispielen für frühere Projekte zu fragen, bei denen die Auftragsabwicklung vom ERP-System getrennt wurde, sowie nach einer realistischen Einschätzung dessen, was in den ersten Wochen umgesetzt werden kann.
ERP-Anbieter sollten den Anwendern klar darlegen, wie ihre Systeme den verfügbaren Lagerbestand in Filialen, Lagern und anderen Lagerorten ermitteln. Einzelhändler müssen zudem herausfinden, ob diese Funktion standardmäßig bereitgestellt wird, konfiguriert werden kann oder eine individuelle Entwicklung erfordert. Unabhängig von der in Betracht gezogenen Plattform ist die Erfahrung des Integrationspartners ebenso wichtig wie die Software selbst.
Kann ein ERP-System das dezentrale Auftragsmanagement bewältigen?
Ein ERP-System kann zwar die grundlegende Auftragsabwicklung unterstützen, stößt jedoch häufig an seine Grenzen, wenn Aufträge über ein großes Netzwerk von Standorten hinweg beschafft werden müssen. Seine Bestandsdaten sind in erster Linie für die Finanzkontrolle ausgelegt und nicht dafür, einen Echtzeit-Überblick über die für Kunden verfügbaren Bestände zu bieten. Es kann zwar einen Auftrag erfassen, ist jedoch nicht darauf ausgelegt, kontinuierlich zu bewerten, welcher Standort diesen Auftrag unter Berücksichtigung von Lagerbestand, Kosten, Kapazität und Serviceanforderungen ausführen sollte.
Einzelhändler schließen diese Lücken häufig mit maßgeschneiderten Integrationen oder Middleware. Das mag anfangs funktionieren, doch die Kosten und die Komplexität nehmen in der Regel zu, wenn weitere Standorte und Fulfillment-Optionen hinzukommen. Ein DOM ist speziell darauf ausgelegt, diese Entscheidungen zu verwalten.
Braucht man ein DOM, wenn man ausschließlich online verkauft?
Manchmal. Die Anzahl der Standorte, von denen aus Bestellungen abgewickelt werden, ist wichtiger als die Anzahl der Vertriebskanäle. Ein Online-Händler, der alle Waren aus einem einzigen Lager versendet, benötigt wahrscheinlich kein DOM. Wenn Bestellungen von mehreren Fulfillment-Zentren, Drop-Ship-Lieferanten oder externen Logistikdienstleistern versendet werden können, muss das Unternehmen dennoch für jede Bestellung die richtige Bezugsquelle auswählen. Hier kommt ein DOM zum Einsatz, auch wenn keine Filialen vorhanden sind.
