Artículo de JJ Karambelas
En el sector minorista, las decisiones de inversión relacionadas con los sistemas centrales rara vez son sencillas. Ante la presión para mejorar la experiencia del cliente, reducir costes y aumentar la agilidad, muchos minoristas se plantean la misma pregunta:
¿Deberíamos cambiar de plataforma para nuestro ERP o dar prioridad a un sistema de gestión distribuida de pedidos (DOM)?
Para la mayoría de los minoristas, resulta más razonable invertir en un sistema de gestión de pedidos distribuido. Aunque cambiar de plataforma de ERP podría mejorar los procesos financieros y de la cadena de suministro, no tendrá un gran impacto en la flexibilidad de la gestión de pedidos, la visibilidad del inventario ni las tasas de conversión.
Un DOM aborda estas áreas directamente y, por lo general, puede implementarse en cuestión de meses, en lugar de años. Además, separa el sistema de gestión de la cadena de suministro ( Orquestación de pedidos ) del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), lo que, a su vez, facilita el cambio de plataforma en el futuro y reduce los riesgos.
Se trata de una decisión clave, ya que ambas opciones prometen mejoras operativas, pero los resultados comerciales y técnicos difieren considerablemente.
Argumentos a favor y en contra del cambio de plataforma de ERP
La mayoría de los minoristas tienen muchas razones para sustituir un sistema ERP obsoleto. Años de personalización pueden hacer que el sistema resulte difícil de mantener, lo que obliga a los equipos de finanzas y de la cadena de suministro a lidiar con procesos lentos o ineficientes. Un nuevo sistema ERP puede resolver estos problemas y proporcionar a toda la empresa una base más sólida.
El inconveniente es que la mayoría de estas ventajas son internas. El cambio de plataforma no mejorará necesariamente la precisión del inventario para los clientes, ni ofrecerá más opciones de gestión de pedidos, ni aumentará la tasa de conversión. Por lo tanto, aunque el ERP pueda ser el sistema más obvio que sustituir, puede que no sea el que aporte el valor comercial más inmediato.
Posibles ventajas de la migración a una nueva plataforma ERP
La migración a una nueva plataforma moderniza los procesos financieros y de la cadena de suministro fundamentales y, en los casos en que las versiones heredadas se hayan personalizado en gran medida, puede eliminar una cantidad significativa de deuda técnica. Además, ofrece una estandarización a largo plazo en toda la empresa, lo cual cobra mayor importancia a medida que crece el número de mercados y entidades.
Limitaciones y riesgos
Los proyectos de cambio de plataforma de ERP son iniciativas costosas que se prolongan durante varios años y que a menudo superan el presupuesto previsto; además, Gartner prevé que, para 2027, más del 70 % de las iniciativas de ERP implantadas recientemente no lograrán cumplir plenamente los objetivos establecidos en su análisis de viabilidad inicial, y que hasta un 25 % de ellas fracasarán de forma catastrófica.
El impacto para el cliente es limitado. Los sistemas ERP no están diseñados para la gestión de inventario en tiempo real, la gestión flexible de los pedidos ni los escenarios de « omnicanal », e incluso las versiones más modernas tardan en implementar nuevas opciones de gestión de pedidos, como el envío desde tienda, los mercados online o el «pasillo infinito». A menudo, los minoristas acaban reconstruyendo el mismo middleware que se pretendía eliminar con el cambio de plataforma, para compensar lo que el sistema ERP no puede hacer.
Por qué los sistemas ERP tienen dificultades con la gestión de pedidos
El inventario del ERP está diseñado para la conciliación financiera, más que para la disponibilidad en tiempo real. Los saldos de existencias son precisos al cierre del periodo, más que en el momento en que un cliente añade un artículo a su cesta, y el registro refleja una cantidad neta, en lugar de indicar qué hay disponible y dónde, para qué está reservado y si se puede entregar dentro del plazo prometido.
La lógica de los pedidos es transaccional, en lugar de basarse en reglas, por lo que un sistema ERP registra cuándo se realiza y se gestiona un pedido. No es capaz de evaluar qué centros deben gestionar un pedido en función del margen, la distancia, la capacidad, el riesgo de rebajas y la hora límite de los transportistas. En esencia, cada nuevo escenario de gestión de pedidos se convierte en una personalización, en lugar de un cambio de configuración.
Un minorista que decida cambiar de plataforma con el fin de modernizarse puede descubrir entonces que el sistema ERP sigue sin poder ofrecer una fecha de entrega prevista en toda una red distribuida, por lo que encargará el desarrollo de una capa de disponibilidad a medida en un plazo de dieciocho meses. El middleware que se suponía que iba a eliminar el cambio de plataforma vuelve a aparecer, desarrollado por un equipo diferente, en un plazo más corto y con un presupuesto menor.
¿Y qué hay del módulo de gestión de pedidos de tu ERP o plataforma de comercio electrónico?
La mayoría de las plataformas de ERP y de comercio electrónico incluyen funciones de gestión de pedidos. Estas se encargan del cumplimiento secuencial a partir de un número reducido de nodos y de la asignación desde una única fuente. Esto significa que no son adecuadas para el abastecimiento en tiempo real entre tiendas, almacenes y socios de envío directo, para envíos fraccionados ni para reglas de cumplimiento que varían en función de la estacionalidad y las promociones.
Lo importante no es el número de ubicaciones, sino la naturaleza de la decisión. Si cada pedido tiene una fuente clara, un módulo nativo suele ser suficiente. Sin embargo, cuando el abastecimiento requiere sopesar las existencias frente al coste, la capacidad, Promesa de entrega y el riesgo de rebajas en varias ubicaciones, el módulo nativo se convierte en una limitación, ya que se diseñó para registrar la decisión y no para tomarla.
Gestión distribuida de pedidos: un camino más directo hacia el valor para el cliente
La gestión distribuida de pedidos (DOM) actúa como enlace entre los canales front-end —como el comercio electrónico, los puntos de venta y los mercados online— y el ERP, y se encarga de decidir cuál de tus establecimientos se encarga de tramitar cada pedido. Es la capa que hace posible una gestión de pedidomnicanal a sin necesidad de programar de forma rígida las reglas de tramitación en el ERP o en la plataforma de comercio electrónico.
Principales ventajas del DOM
Un DOM unifica las existencias de los almacenes, las tiendas y los socios de envío directo en una única vista en tiempo real, lo que permite ofrecer servicios como el envío desde tienda, la recogida en tienda, el «pasillo infinito» y los envíos fraccionados con una interrupción mínima del sistema ERP.
De ahí se deriva el efecto comercial. Una información precisa sobre la disponibilidad evita la « ruptura de stock » y reduce las cancelaciones, lo que aumenta la tasa de conversión, mientras que el envío de cada pedido a la ubicación más rentable reduce los costes logísticos y de rebajas.
Además, se implementa de forma gradual, lo que permite obtener beneficios en cuestión de meses en lugar de años, y actúa como una capa de agilidad subyacente a los canales, de modo que el ERP, el comercio electrónico o el WMS puedan modificarse posteriormente sin alterar la lógica de gestión de pedidos.
Retos de la implantación de la gestión distribuida de pedidos
Un DOM necesita una integración fluida con el ERP, el WMS, el TPV y los canales de venta digitales, lo que lleva tiempo cuando esos sistemas son antiguos o están fragmentados. Además, su eficacia depende de la calidad de los datos que recibe, por lo que una precisión deficiente en las existencias o retrasos en las actualizaciones procedentes de los sistemas previos limitarán sus capacidades.
Además del coste técnico, hay que tener en cuenta el coste del proceso. Los equipos de las tiendas y los servicios de logística deben adaptarse a los nuevos flujos de trabajo, ya se trate de la preparación de pedidos con envío desde la tienda o de la revisión de las prioridades de asignación. Y, aunque un DOM es considerablemente más económico que un cambio de plataforma ERP, sigue requiriendo una inversión real tanto en tecnología como en la gestión del cambio.
La elección de los socios es tan importante como la elección del software. Busca un proveedor de DOM y un socio de implementación con experiencia demostrada en la separación de los flujos de pedidos de plataformas ERP específicas, ya que ahí es donde reside la mayor parte del riesgo.
Hay algunos retos que hay que tener en cuenta, pero suelen ser obstáculos a corto plazo, mientras que los beneficios se acumulan rápidamente.
Comparación comercial entre ERP y DOM
| Migración de la plataforma ERP | Gestión distribuida de pedidos | |
| Coste | Elevado (varios años, varios millones) | Implementación moderada y modular |
| Tiempo de amortización | 18–36 meses | 4–9 meses |
| Repercusión en los clientes | Bajo (eficiencia administrativa) | Alto (experiencia del cliente, flexibilidad en la gestión de pedidos, tasa de conversión) |
| Agilidad | Procesos limitados y predefinidos | Reglas de gestión de pedidos avanzadas y configurables |
| Riesgo | Alto (interrupciones, desviación del alcance) | Nivel inferior (enfoque por etapas, implantación gradual) |
| Dependencia | A menudo te ata a la estrategia de desarrollo del proveedor | Opciones de ERP, WMS y comercio electrónico preparadas para el futuro |
¿Deberías cambiar primero de plataforma de ERP?
Hay situaciones en las que es inevitable dar prioridad a la migración del sistema ERP a una nueva plataforma. Las más evidentes son aquellas en las que el sistema ERP ya no recibe soporte técnico y supone un riesgo para la seguridad o el cumplimiento normativo, o cuando los módulos de finanzas y cadena de suministro están tan obsoletos que limitan de forma activa el desarrollo del negocio.
En primer lugar, los argumentos comerciales a favor del DOM
Un DOM aporta un valor cuantificable en los ingresos brutos en el mismo ejercicio fiscal gracias a una mayor tasa de conversión, un menor número de cancelaciones y un mayor número de pedidos captados. Las migraciones a nuevas plataformas ERP suelen tardar años en generar un retorno de la inversión, si es que lo generan. Esos primeros logros en materia de gestión de pedidos y experiencia del cliente pueden, a su vez, financiar o justificar la posterior transformación del ERP.
Argumentos técnicos a favor de «DOM first»
Un DOM separa la gestión de la cadena de suministro ( Orquestación de pedidos ) y la disponibilidad de existencias del sistema ERP, lo que reduce la dependencia de la personalización del ERP. Se puede implementar de forma gradual, empezando por el comercio electrónico y ampliándose a tiendas, mercados y venta al por mayor. Una vez en funcionamiento, el sistema ERP subyacente se puede actualizar o sustituir con una interrupción mucho menor.
Lo que permanece inalterado cuando cambia el ERP es la parte que ve el cliente. El cálculo de disponibilidad, las reglas de abastecimiento, la lógica de « Promesa de entrega » y las API a las que acceden los canales se encuentran todas en el DOM, por lo que la tienda online plantea la misma pregunta al mismo sistema tanto antes como después de la migración.
La función del ERP se limita a proporcionar datos sobre los movimientos de existencias y los registros financieros a través de interfaces definidas. Sustituirlo implica redirigir esas interfaces, en lugar de reconstruir la lógica de gestión de pedidos, ya que, para empezar, dicha lógica nunca formó parte del ERP.
Ejecución paralela de ERP y DOM
Las empresas minoristas pueden estabilizar o modernizar sus procesos financieros y de la cadena de suministro mediante la migración a una nueva plataforma ERP, al tiempo que implementan una plataforma DOM para abordar las prioridades relacionadas con la atención al cliente.
El enfoque por capas protege la continuidad del negocio al aislar los canales de cara al cliente de los cambios en el ERP y evitar que se vea afectada la lógica de gestión de pedidos durante la migración. Además, reduce el riesgo en ambos sentidos: los retrasos en el ERP no frenan la innovación orientada al cliente, y el DOM ofrece una red de seguridad para la gestión de pedidos incluso si se retrasan las fases clave del ERP.
Para que ambos funcionen en paralelo es necesario diseñar bien la arquitectura, ya que el apantallamiento solo funciona si las interfaces entre ellos se definen correctamente desde el principio.
¿Te afecta esto?
Da prioridad al DOM si se dan tres o más de las siguientes circunstancias en tu empresa:
- Tienes más de un establecimiento físico o tienes previsto abrir más de uno en un plazo de dieciocho meses.
- Los pedidos online se cancelan o se envían incompletos porque el stock que aparecía como disponible en realidad no lo estaba.
- Añadir una opción de gestión de pedidos, como la recogida en tienda o la venta en un mercado online, lleva más de un trimestre.
- El canal de comercio electrónico no puede ver el stock de la tienda, o bien es visible pero no se puede vender.
- Las reglas de enrutamiento de la gestión de pedidos están programadas de forma fija, lo que significa que modificarlas requiere recursos de desarrollo.
Céntrate en el ERP si tu versión actual ya no recibe soporte técnico o si los módulos de finanzas y cadena de suministro están obstaculizando de forma significativa la elaboración de informes, el cumplimiento normativo o el crecimiento. Incluso en ese caso, deberías implementar DOM al mismo tiempo, en lugar de hacerlo después.
Prioriza el DOM, no el ERP
Los minoristas no se ganan la fidelidad de los clientes mediante mejores sistemas financieros, sino que la consiguen ofreciendo un servicio de distribución fiable y flexible, garantizando una experiencia coherente en todos los canales y cumpliendo su promesa a los clientes de forma clara y predecible. Es el DOM lo que lo hace posible.
Al implantar primero un sistema de gestión distribuida de pedidos, los minoristas obtienen un impacto comercial inmediato: una mayor tasa de conversión, menores costes de gestión de pedidos y una mayor satisfacción del cliente.
Al mismo tiempo, su objetivo es reducir los riesgos que podría conllevar cualquier futura migración de la plataforma ERP, separando la promesa de servicio de los procesos administrativos. El DOM es esa capa, diseñada para absorber los cambios en los requisitos de cara al cliente sin que dichos cambios afecten a los sistemas subyacentes.
En resumen, si tienes que decidir dónde realizar tu primera inversión, DOM te ofrece un mayor valor de forma más rápida y con menos riesgo. Además, si es necesario llevar a cabo ambas transformaciones en paralelo, DOM garantiza que la experiencia de tus clientes siga estando protegida y sea rentable.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los minoristas incorporar DOM a su infraestructura tecnológica actual sin tener que cambiar primero de plataforma de ERP?
Sí. No es necesario sustituir el ERP antes de añadir un DOM. El ERP puede seguir gestionando su trabajo habitual, mientras que el DOM utiliza los datos de pedidos y de inventario para decidir cómo debe gestionarse cada pedido.
Tendrá que integrarse correctamente con el ERP, el WMS, el TPV y los canales de venta, pero la antigüedad del ERP no es el factor decisivo. Implantar primero el DOM también puede hacer que un cambio posterior de plataforma del ERP resulte menos disruptivo, ya que la lógica de gestión de pedidos ya se habrá separado.
¿Qué deben tener en cuenta los minoristas a la hora de evaluar a los proveedores de ERP y DOM para su próxima inversión tecnológica?
A la hora de evaluar a los proveedores de DOM, los minoristas deben determinar cómo se establecen las normas de gestión de pedidos y si sus propios equipos pueden modificarlas sin depender del proveedor. También conviene solicitar ejemplos de proyectos anteriores en los que se hayan separado los flujos de pedidos de un sistema ERP, junto con una visión realista de lo que se puede conseguir en las primeras semanas.
Los proveedores de ERP deben explicar claramente a los usuarios cómo determinan sus sistemas el nivel de existencias disponibles en tiendas, almacenes y otros lugares de almacenamiento. Los minoristas también deben averiguar si esta función se incluye de serie, si se puede configurar o si requiere un desarrollo a medida. Independientemente de la plataforma que se baraje, la experiencia del socio de integración es tan importante como el propio software.
¿Puede un sistema ERP gestionar la gestión distribuida de pedidos?
Un sistema ERP puede gestionar los aspectos básicos de la gestión de pedidos, pero a menudo tiene dificultades cuando es necesario abastecer los pedidos a través de una amplia red de centros. Sus registros de inventario están diseñados principalmente para el control financiero, no para ofrecer una visión en tiempo real de las existencias disponibles para los clientes. Puede registrar un pedido, pero no está concebido para evaluar continuamente qué centro debe gestionarlo en función de las existencias, el coste, la capacidad y los requisitos de servicio.
Los minoristas suelen cubrir estas carencias con integraciones personalizadas o middleware. Esto puede funcionar al principio, pero el coste y la complejidad tienden a aumentar a medida que se añaden más establecimientos y opciones de gestión de pedidos. Un DOM está diseñado específicamente para gestionar estas decisiones.
¿Es necesario tener una tienda física si solo vendes por Internet?
A veces. El número de centros de distribución que gestionan los pedidos es más importante que el número de canales de venta. Es poco probable que un minorista online que envía todos sus productos desde un único almacén necesite un DOM. Si los pedidos pueden enviarse desde varios centros de distribución, proveedores de envío directo o proveedores logísticos externos, la empresa sigue teniendo que elegir la fuente adecuada para cada uno de ellos. Ahí es donde un DOM resulta útil, incluso sin tiendas físicas.
