Redazione della richiesta di offerta per il vostro nuovo Order Management System (OMS) è un passo fondamentale nella vostra omnicanale . I nostri esperti hanno individuato 6 errori comuni da evitare per assicurarvi di ricevere proposte pertinenti da fornitori di qualità.
Errore n. 1: OMS vostra OMS ) non ha individuato tutti i vostri requisiti
Per lavorare in modo più efficiente, designate una persona incaricata di redigere la richiesta di offerta.
Questa figura dovrà inoltre consultarsi con tutti i reparti che saranno interessati dall'implementazione di un nuovo OMS e individuarne le esigenze: digitale, e-commerce, catena di fornitura, IT, logistica, affari legali, omnicanale, vendita al dettaglio, ecc.
Per i team di vendita al dettaglio nei punti vendita, organizzare incontri e sessioni di consulenza dedicati per comprendere le loro sfide quotidiane si è rivelata una strategia vincente.
L'obiettivo, prima di avviare il processo di consolidamento, sarà quello di ottenere un elenco esaustivo di tutte le esigenze legate a questo progetto aziendale.
Tutte le parti interessate devono essere coinvolte nella definizione dei requisiti, al fine di anticipare il potenziale impatto del progetto sulla loro area di attività. Poiché dedicheranno tempo al vostro progetto, i suoi benefici devono essere definiti con chiarezza per coinvolgere e motivare i team.
Errore n. 2: OMS vostra OMS non è ancora sufficientemente definita per una richiesta di offerta
Le esigenze espresse nel vostro bando devono essere ben definite, in modo da consentire OMS di valutare la propria posizione e stabilire se ritengono che la loro soluzione sia adatta alle vostre esigenze.
Come si fa a individuare un'esigenza matura? Essendo in grado di presentare una richiesta ben strutturata ed esaustiva sia dal punto di vista funzionale che tecnico. È necessario essere in grado di prevedere le proprie esigenze con tre anni di anticipo, tenendo conto dell'evoluzione aziendale e tecnica.
Ad esempio, siete in grado di creare una mappa degli obiettivi con OMS centro? In caso contrario, OMS vostra OMS deve essere rielaborata per garantire che i processi aziendali siano chiari.
Non esitate a rivolgervi a un'agenzia di consulenza per definire le vostre esigenze o a prevedere una fase di richiesta di informazioni (RFI) per confrontare le vostre esigenze principali con quelle dei diversi fornitori e perfezionare la vostra richiesta di offerta (RFP).
Errore n. 3: OMS vostra OMS ) non identifica le vostre priorità
OMS vostra OMS dovrebbe essere suddivisa in diverse sezioni, tra cui quelle relative alle funzionalità indispensabili e a quelle auspicabili.
Questa definizione delle priorità è fondamentale in quanto consentirà ai diversi fornitori di servizi di presentare una proposta fattibile, sia in termini di omnicanale che di pianificazione. Effettuare questa definizione delle priorità vi permette inoltre, a livello interno, di avere una visione più chiara della portata del progetto imminente.
La selezione di queste priorità può avvenire nel corso di un workshop dedicato, una volta che tutte le esigenze siano state concordate.
Errore n. 4: non hai previsto come sarebbe stata diffusa OMS tua OMS
La pubblicazione della vostra OMS è importante quanto la sua redazione. Dovete assicurarvi che raggiunga i principali fornitori di servizi che avete (o non avete) individuato in precedenza.
Sono quindi possibili diverse modalità di distribuzione: un partner, come ad esempio un’azienda specializzata; un consulente freelance dedicato; oppure un referente interno che abbia individuato le varie soluzioni e che si metta direttamente in contatto.
Non esiste un modo giusto o sbagliato per diffondere OMS di gara del proprio OMS ; l'importante è che questa fase sia ben pianificata.
Ricordati di tenere conto dei tempi necessari per la distribuzione nella tua tabella di marcia, in modo da garantire pari opportunità di risposta ai diversi fornitori.
Errore n. 5: non hai definito un sistema di punteggio
Il sistema di valutazione, elaborato insieme a tutte le parti interessate della OMS , deve essere in linea con la vostra strategia e facilitare il processo decisionale.
Ti consigliamo di elaborarlo prima di pubblicare il bando, in modo che sia in linea con le tue priorità iniziali.
Da un punto di vista pratico, il sistema di valutazione dovrebbe essere efficiente e di facile utilizzo. Ad esempio, si potrebbe definire un sistema di valutazione compreso tra 0 e 5 punti, con ponderazioni diverse a seconda dell'importanza della sezione in questione.
Errore n. 6: Non ti sei preparato a fondo per le presentazioni orali
Le presentazioni devono essere preparate con la massima cura, tenendo conto delle risposte al bando di gara, delle griglie di valutazione, dei punti che necessitano di chiarimenti e di eventuali questioni rimaste in sospeso.
Anche se non viene stabilita una durata specifica, è comunque possibile organizzare sessioni della durata di due o tre ore con un ordine del giorno preciso degli argomenti da trattare: una presentazione generale, una dimostrazione, dettagli tecnici, dettagli funzionali, tempistiche, impegni, ecc.
Non esitate a discutere l'ordine del giorno della riunione con i vari fornitori di software. È preferibile lasciare un po' di margine di manovra sui contenuti, in modo che possano fornirvi una risposta strutturata ai vostri problemi, piuttosto che costringerli a inserirsi in uno schema rigido in cui non avrebbero la possibilità di dimostrare appieno il potenziale della loro offerta.
