Redactar la solicitud de propuestas para su nuevo Order Management System (OMS) es un paso clave en su omnicanal . Nuestros expertos han identificado seis errores comunes que debe evitar para asegurarse de recibir propuestas relevantes de proveedores de calidad.
Error n.º 1: En tu OMS ) no se han identificado todos tus requisitos
Para mayor eficiencia, designa a una persona encargada de elaborar la solicitud de propuestas.
Esta persona también deberá consultar e identificar las necesidades de todos los departamentos que se verán afectados por la implantación de un nuevo OMS: digital, comercio electrónico, cadena de suministro, TI, logística, jurídico, omnicanal, venta al por menor, etc.
En el caso de los equipos de venta al por menor en tienda, organizar una sesión de consulta y una reunión específicas para comprender sus retos diarios ha demostrado ser una estrategia eficaz.
El objetivo, antes de iniciar el proceso de consolidación, será elaborar una lista exhaustiva de todas las necesidades relacionadas con este proyecto empresarial.
Todas las partes interesadas deben participar en la definición de los requisitos para poder prever el posible impacto del proyecto en su ámbito de actividad. Dedicarán tiempo a tu proyecto, por lo que sus beneficios deben definirse con claridad para involucrar y motivar a los equipos.
Error n.º 2: Tu OMS aún no está lo suficientemente consolidada como para lanzar una solicitud de propuestas (RFP)
Las necesidades que se exponen en su convocatoria de propuestas deben estar bien definidas para que OMS puedan posicionarse e identificar si consideran que su solución es la adecuada para usted.
¿Cómo se puede identificar una necesidad madura? Siendo capaz de presentar una solicitud bien estructurada y exhaustiva, tanto desde el punto de vista funcional como técnico. Debes ser capaz de prever tus necesidades con tres años de antelación, teniendo en cuenta la evolución de tu negocio y los avances técnicos.
Por ejemplo, ¿puedes crear un mapa de objetivos con OMS eje central? Si no es así, habrá que replantear tu OMS con el fin de garantizar que los procesos de negocio queden claros.
No dude en recurrir a una agencia de consultoría para que le ayude a definir sus necesidades o en plantearse una fase de solicitud de información (RFI) con el fin de contrastar sus necesidades clave con las de los distintos proveedores y perfeccionar su solicitud de propuestas (RFP).
Error n.º 3: Tu OMS ) no identifica tus prioridades
Su OMS ) debe dividirse en varias secciones, incluyendo los requisitos imprescindibles y los que serían deseables.
Esta priorización es fundamental, ya que permitirá a los distintos proveedores de servicios presentar una propuesta viable, tanto en lo que respecta a omnicanal como a la planificación. Llevar a cabo esta priorización también le permite, a nivel interno, tener una visión más clara del alcance del próximo proyecto.
La selección de estas prioridades puede llevarse a cabo en un taller específico una vez que se hayan acordado todas las necesidades.
Error n.º 4: No previste cómo se comunicaría tu OMS
La publicación de tu OMS es tan importante como su elaboración. Debes asegurarte de que llegue a los proveedores de servicios clave que hayas identificado (o no hayas identificado) previamente.
Por lo tanto, existen varias opciones de distribución: un socio, como una empresa especializada; un consultor autónomo especializado; o un representante interno que haya identificado las distintas soluciones y se ponga en contacto directamente.
No hay una forma correcta o incorrecta de difundir tu OMS de propuestas OMS ; lo más importante es que este paso se planifique con antelación.
Recuerda tener en cuenta el tiempo necesario para la distribución en tu plan de trabajo, a fin de garantizar que todos los proveedores tengan las mismas oportunidades de responder.
Error n.º 5: No has establecido un sistema de puntuación
El sistema de puntuación, elaborado en colaboración con todas las partes interesadas de la OMS , debe ajustarse a su estrategia y facilitar el proceso de toma de decisiones.
Le recomendamos que lo elabore antes de publicar la convocatoria de propuestas, de modo que se ajuste a sus prioridades iniciales.
Desde un punto de vista práctico, el sistema de puntuación debería ser eficaz y fácil de usar. Por ejemplo, se podría establecer un sistema de puntuación de entre 0 y 5 puntos con ponderaciones diferentes en función de la importancia de la sección en cuestión.
Error n.º 6: No te has preparado a fondo para las presentaciones orales
Las presentaciones deben prepararse con esmero, teniendo en cuenta las respuestas a su convocatoria de propuestas, las tablas de puntuación, los aspectos que deben aclararse y cualquier cuestión que no se haya abordado.
Aunque no se haya fijado una duración concreta, puedes organizar sesiones de dos o tres horas con un orden del día preciso de los temas que se van a tratar: una presentación general, una demostración, detalles técnicos, detalles funcionales, calendario, compromisos, etc.
No dude en comentar el orden del día de la reunión con los distintos proveedores de software. Es mejor dejar un poco de margen de maniobra en cuanto al contenido, para que puedan ofrecerle una respuesta estructurada a sus problemas, en lugar de obligarlos a ajustarse a un marco estricto en el que no tendrían la oportunidad de demostrar todo el potencial de su oferta.
