Erstellung der Ausschreibung für Ihr neues Order Management System (OMS) ist ein wichtiger Schritt in Ihrer omnichannel . Unsere Experten haben 6 häufige Fehler identifiziert, die Sie vermeiden sollten, um sicherzustellen, dass Sie relevante Angebote von qualifizierten Anbietern erhalten.
Fehler 1: In Ihrer OMS sind nicht alle Ihre Anforderungen aufgeführt
Um effizienter zu arbeiten, sollten Sie eine Person benennen, die für die Erstellung der Ausschreibung zuständig ist.
Diese Person muss zudem alle Abteilungen, die von der Einführung eines neuen OMS betroffen sind, konsultieren und deren Anforderungen ermitteln: Digital, E-Commerce, Lieferkette, IT, Logistik, Rechtsabteilung, omnichannel, Einzelhandel usw.
Für die Teams im stationären Einzelhandel hat sich die Organisation spezieller Beratungsgespräche und Besprechungen, um ihre täglichen Herausforderungen besser zu verstehen, als erfolgreiche Strategie erwiesen.
Ziel ist es, vor Beginn des Konsolidierungsprozesses eine umfassende Liste aller Anforderungen zu erstellen, die mit diesem Geschäftsprojekt verbunden sind.
Alle Beteiligten müssen in die Definition der Anforderungen einbezogen werden, um die möglichen Auswirkungen des Projekts auf ihren Geschäftsbereich vorhersehen zu können. Da sie Zeit in Ihr Projekt investieren werden, müssen dessen Vorteile klar definiert sein, um die Teams einzubinden und zu motivieren.
Fehler 2: Ihr OMS ist für eine Ausschreibung noch nicht ausgereift genug
Die in Ihrer Ausschreibung formulierten Anforderungen müssen ausgereift sein, damit sich OMS positionieren und einschätzen können, ob ihre Lösung für Sie geeignet ist.
Woran erkennt man einen ausgereiften Bedarf? Indem man eine gut strukturierte und umfassende Anforderung vorlegen kann, die sowohl funktionale als auch technische Aspekte abdeckt. Sie müssen in der Lage sein, Ihren Bedarf für die nächsten drei Jahre zu prognostizieren und dabei geschäftliche und technische Entwicklungen zu berücksichtigen.
Können Sie beispielsweise eine Zielkarte erstellen, OMS deren Mittelpunkt OMS ? Falls nicht, muss Ihre OMS überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse klar definiert sind.
Zögern Sie nicht, eine Beratungsagentur um Unterstützung bei der Ermittlung Ihrer Anforderungen zu bitten oder eine RFI-Phase in Betracht zu ziehen, um Ihre wichtigsten Anforderungen mit den verschiedenen Anbietern abzugleichen und Ihre Ausschreibung zu verfeinern.
Fehler 3: In Ihrer OMS sind Ihre Prioritäten nicht festgelegt
Ihre OMS sollte in mehrere Abschnitte unterteilt sein, darunter „Must-haves“ und „Nice-to-haves“.
Diese Priorisierung ist unerlässlich, da sie es den verschiedenen Dienstleistern ermöglicht, ein tragfähiges Angebot zu unterbreiten – sowohl im Hinblick auf omnichannel als auch in Bezug auf die Planung. Durch diese Priorisierung erhalten Sie zudem intern einen klareren Überblick über den Umfang des anstehenden Projekts.
Die Auswahl dieser Prioritäten kann in einem eigens dafür vorgesehenen Workshop erfolgen, sobald man sich über alle Anforderungen geeinigt hat.
Fehler 4: Sie haben nicht bedacht, wie Ihre OMS kommuniziert werden würde
Die Veröffentlichung Ihrer OMS ist ebenso wichtig wie deren Erstellung. Sie müssen sicherstellen, dass sie die wichtigsten Dienstleister erreicht, die Sie im Vorfeld identifiziert haben (oder auch nicht).
Es kommen daher mehrere Vertriebswege in Frage: ein Partner wie beispielsweise ein spezialisiertes Unternehmen, ein engagierter freiberuflicher Berater oder ein interner Ansprechpartner, der die verschiedenen Lösungen ermittelt hat und direkt Kontakt aufnimmt.
Es gibt keine richtige oder falsche Vorgehensweise bei der Veröffentlichung Ihrer OMS ; entscheidend ist vor allem, dass dieser Schritt gut vorbereitet wird.
Denken Sie daran, die für die Verteilung erforderliche Zeit in Ihrem Zeitplan zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Anbieter die gleiche Chance zur Reaktion erhalten.
Fehler 5: Sie haben kein Bewertungssystem eingeführt
Das Bewertungssystem, das gemeinsam mit allen Beteiligten der OMS entwickelt wurde, muss mit Ihrer Strategie im Einklang stehen und den Entscheidungsprozess unterstützen.
Wir empfehlen Ihnen, diesen vor der Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung auszuarbeiten, damit er Ihren ursprünglichen Prioritäten entspricht.
Aus praktischer Sicht sollte das Bewertungssystem effizient und benutzerfreundlich sein. So könnte beispielsweise ein Bewertungssystem mit einer Skala von 0 bis 5 Punkten und unterschiedlichen Gewichtungskoeffizienten je nach Bedeutung des betreffenden Abschnitts eingeführt werden.
Fehler 6: Sie haben sich nicht gründlich auf die mündlichen Präsentationen vorbereitet
Die Präsentationen müssen sorgfältig vorbereitet werden, wobei die Antworten auf Ihre Ausschreibung, die Bewertungsraster, die zu klärenden Punkte sowie alle noch offenen Fragen zu berücksichtigen sind.
Auch wenn keine konkrete Dauer festgelegt ist, können Sie dennoch Sitzungen von zwei bis drei Stunden mit einer genauen Tagesordnung der zu behandelnden Themen planen: eine allgemeine Präsentation, eine Demo, technische Details, funktionale Details, Zeitplan, Verpflichtungen usw.
Zögern Sie nicht, die Tagesordnung Ihres Treffens mit den verschiedenen Softwareanbietern zu besprechen. Es ist besser, inhaltlich etwas Spielraum zu lassen, damit diese Ihnen eine strukturierte Antwort auf Ihre Probleme geben können, anstatt sie zu zwingen, sich in einen starren Rahmen zu pressen, in dem sie nicht die Möglichkeit hätten, das volle Potenzial ihres Angebots zu demonstrieren.
