Rédaction de l'appel d'offres pour votre nouveau Order Management System (OMS) est une étape clé de votre omnicanal(e) . Nos experts ont identifié 6 erreurs courantes à éviter pour vous assurer d'obtenir des propositions pertinentes de la part de fournisseurs de qualité.
Erreur n° 1 : votre OMS n'a pas identifié toutes vos exigences
Pour plus d'efficacité, désignez une personne chargée de rédiger l'appel d'offres.
Cette personne devra également consulter et identifier les besoins de tous les services qui seront concernés par la mise en place d'un nouveau OMS: numérique, e-commerce, chaîne d'approvisionnement, informatique, logistique, juridique, omnicanal(e), vente au détail, etc.
Pour les équipes de vente en magasin, l'organisation d'une consultation et d'une réunion dédiées afin de comprendre leurs défis quotidiens s'est avérée être une stratégie efficace.
L'objectif, avant le processus de consolidation, sera d'obtenir une liste exhaustive de tous les besoins associés à ce projet d'entreprise.
Toutes les parties prenantes doivent être impliquées dans la définition des exigences afin d'anticiper l'impact potentiel du projet sur leur partie de l'activité. Elles investiront du temps dans votre projet, ses avantages doivent donc être clairement définis afin d'impliquer et de motiver les équipes.
Erreur n° 2 : vos OMS ne sont pas suffisamment mûrs pour un appel d'offres
Les besoins exprimés dans votre appel à propositions doivent être mûrement réfléchis afin de permettre OMS de se positionner et de déterminer si leur solution vous convient.
Comment identifier un besoin mature ? En étant capable de partager une demande bien organisée et exhaustive, tant d'un point de vue fonctionnel que technique. Vous devez être en mesure de prévoir vos besoins trois ans à l'avance, en tenant compte de l'évolution de votre activité et des évolutions techniques.
Par exemple, êtes-vous en mesure de créer une carte des objectifs avec OMS centre ? Si ce n'est pas le cas, votre OMS doit être repensé afin de garantir la clarté des processus métier.
N'hésitez pas à faire appel à une agence de conseil pour vous aider à définir vos besoins ou à envisager une phase d'appel à candidatures afin de confronter vos besoins clés avec les différents éditeurs et d'affiner votre appel d'offres.
Erreur n° 3 : votre OMS n'identifie pas vos priorités
Votre OMS doit être divisé en plusieurs sections, notamment « indispensables » et « souhaitables ».
Cette priorisation est essentielle car elle permettra aux différents prestataires de services de proposer une offre viable, tant en termes de omnicanal(e) qu'en termes de planification. La mise en œuvre de cette priorisation vous permet également, en interne, d'avoir une vision plus claire de la portée du projet à venir.
La sélection de ces priorités peut être effectuée lors d'un atelier dédié, une fois que tous les besoins ont été convenus.
Erreur n° 4 : vous n'avez pas anticipé la manière dont votre OMS serait communiqué
La publication de votre OMS est aussi importante que sa création. Vous devez vous assurer qu'il parvienne aux principaux prestataires de services que vous avez (ou n'avez pas) identifiés au préalable.
Plusieurs méthodes de distribution sont donc possibles : un partenaire tel qu'une entreprise spécialisée, un consultant indépendant dédié ou un représentant interne qui a identifié les différentes solutions et prendra directement contact.
Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de diffuser votre OMS à propositions OMS , l'important est que cette étape soit bien anticipée.
N'oubliez pas de tenir compte du temps nécessaire à la distribution dans votre feuille de route afin de garantir que vous offrez les mêmes chances aux différents fournisseurs de répondre.
Erreur n° 5 : vous n'avez pas mis en place de système de notation
Le système de notation, élaboré avec toutes les parties prenantes de OMS , doit être conforme à votre stratégie et faciliter le processus décisionnel.
Nous vous recommandons de l'élaborer avant de lancer votre appel à propositions afin qu'il soit conforme à vos priorités initiales.
D'un point de vue pratique, le système de notation doit être efficace et facile à utiliser. Par exemple, un système de notation compris entre 0 et 5 points et différents ratios en fonction de l'importance de la section concernée pourrait être mis en place.
Erreur n° 6 : vous ne vous êtes pas suffisamment préparé pour les présentations orales.
Les présentations doivent être préparées avec rigueur, en tenant compte des réponses à votre appel à propositions, des grilles d'évaluation, des points à clarifier et des questions qui n'ont pas été abordées.
Même si aucune durée spécifique n'est fixée, vous pouvez toujours organiser des sessions de deux à trois heures avec un ordre du jour précis des sujets à aborder : présentation générale, démonstration, détails techniques, détails fonctionnels, calendrier, engagements, etc.
N'hésitez pas à discuter de l'ordre du jour de votre réunion avec les différents éditeurs de logiciels. Il est préférable de laisser une certaine marge de manœuvre quant au contenu afin qu'ils puissent vous apporter une réponse structurée à vos problèmes plutôt que de les contraindre à s'inscrire dans un cadre strict qui ne leur permettrait pas de démontrer tout le potentiel de leur offre.
