OMS vs ERP: il cambiamento dell’architettura che sta rimodellando il retail

Perché è importante oggi

L’ERP gestisce la tua attività. Coordina finanza, acquisti, produzione, risorse umane e pianificazione della supply chain. È il sistema che registra tutto quello che conta per le operazioni aziendali.

Allora perché sempre più leader del retail implementano Sistemi di Gestione degli Ordini accanto agli ERP, spesso con investimenti a sette cifre?

Perché gli ERP non sono stati progettati per quello che il commercio è diventato: inventario distribuito tra più punti vendita (negozi e magazzini), ordini da marketplace, promesse di consegna in giornata, decisioni di fulfillment in tempo reale, scenari multipli di allocazione di ordini (spedizione dal negozio, spedizione multi-tratta, allocazione in lotti) e clienti che si aspettano da ogni marchio la stessa affidabilità di Amazon.

Non si tratta di sostituire l’ERP. Si tratta di potenziarlo con un livello di orchestrazione specializzato capace di gestire le esigenze di evasione degli ordini di oggi. Essenzialmente, l’OMS (o DOM, Distributed Order Management) separa l’orchestrazione degli ordini e la disponibilità dell’inventario dall’ERP, riducendo la dipendenza dalla personalizzazione dell’ERP e semplificando una futura migrazione a una piattaforma diversa. L’OMS si colloca tra l’ERP e i canali rivolti al cliente come livello di orchestrazione in tempo reale.

La realtà funzionale: cosa fa davvero ciascun sistema

ERP: la spina dorsale dell’azienda

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (Enterprise Resource Planning) sono nati dalla pianificazione dei requisiti di produzione (MRP) e si sono espansi fino a coprire l’intero ambito operativo delle grandi organizzazioni. SAP definisce la sua offerta ERP come un software che “integra i processi aziendali essenziali come finanza, risorse umane e supply chain in un unico sistema completo” per creare un’unica fonte di informazioni per tutte le funzioni aziendali.

Gli ERP sono perfetti per:

• Gestione e governance finanziaria: GL, AP/AR, budgeting, compliance
• Pianificazione della supply chain: previsione della domanda, approvvigionamento, gestione dei fornitori
• Operazioni di produzione: programmazione della produzione, gestione delle distinte base, controllo qualità
• Risorse umane: buste paga, benefit, pianificazione della forza lavoro
• Gestione dei dati master: SKU, prezzi, record dei fornitori, gerarchie organizzative

Gli ERP offrono stabilità, verificabilità e integrazione interfunzionale. Sono progettati per garantire integrità transazionale e coerenza dei processi su larga scala.

OMS: l’orchestratore del fulfillment

Un sistema di gestione degli ordini è progettato per un solo scopo: ottimizzare il flusso degli ordini dall’inserimento alla consegna attraverso reti di fulfillment distribuite.

Funzionalità essenziali dell’OMS:

• Visibilità dell’inventario in tempo reale tra negozi, magazzini, 3PL e fornitori
• Instradamento dinamico degli ordini in base a posizione delle scorte, promessa di consegna, costi e regole aziendali
• Suddivisione intelligente degli ordini per ridurre al minimo le spedizioni e soddisfare al contempo le aspettative dei clienti
• Opzioni di evasione multipla: Ship from Store, Click & Collect, dropshipping
• Gestione delle promesse di consegna: calcola e garantisce con precisione i tempi di arrivo stimati (ETA) al momento dell’ordine
• Gestione dei resi: instrada i resi verso le sedi ottimali, gestisci rimborsi e cambi
• Gestione delle eccezioni: reindirizza gli ordini in caso di esaurimento scorte o ritardi

L’OMS si frappone tra i canali commerciali (web, dispositivi mobili, marketplace, POS) e i sistemi di esecuzione (WMS, TMS, corrieri), prendendo decisioni di evasione degli ordini in tempo reale.

Perché l’ERP fatica a gestire il retail di oggi

1. Vincoli strutturali

Gli ERP aggiornano l’inventario in cicli batch, solitamente ogni ora o ogni notte. Questo sistema funzionava quando gli ordini transitavano da centri di distribuzione centralizzati, con tempistiche prevedibili.

Ma fa fatica quando:

– Un cliente naviga sul sito web mentre i negozi stanno vendendo lo stesso SKU

– Bisogna promettere i tempi di consegna in base alle capacità e alle finestre temporali del corriere

– Gli ordini arrivano da più canali simultaneamente e servono decisioni di allocazione immediate

Il commercio in tempo reale richiede un’orchestrazione in tempo reale. I cicli batch dell’ERP creano lacune di visibilità che portano a vendite eccessive e promesse non mantenute.

2. Logica di evasione ordini limitata

I moduli di ordine ERP in genere gestiscono l’allocazione tramite regole semplici: “evasione dal magazzino A, poi dal magazzino B”. Non sono stati progettati per:

– “Spedisci dal negozio più vicino al cliente”

– “Suddividi questo ordine fra tre sedi per rispettare la promessa di consegna”

– “Prediligi negozi con inventario in eccesso per riequilibrare i livelli di stock”

L’ERP non si è rotto. Ma non può fare tutto. È stato progettato per garantire la coerenza dei processi, non per ottimizzare l’evasione degli ordini.

“Prima di implementare OneStock eravamo fortemente vincolati ai nostri ERP. Se un cliente veniva in negozio per ordinare un libro e un CD, dovevamo creare due ordini separati e due account cliente, perché tutto era completamente isolato.“
Séverine Candau, IT Domain Manager, Cultura

3. Complessità omnicanale

Ship from Store, BOPIS, BORIS, evasione degli ordini da marketplace: tutte queste opzioni non esistevano quando è stata progettata la maggior parte degli ERP.

Aggiungere queste funzionalità spesso significa:

– Personalizzazioni costosi che diventano rigide e complesse nella manutenzione

– Soluzioni di ripiego che frammentano i dati e creano incoerenze

– Cicli di distribuzione lenti che non stanno al passo con le aspettative dei clienti

L’evasione degli ordini in negozio introduce ulteriori complessità che gli ERP faticano a gestire. Quando i negozi diventano nodi di fulfillment, hanno bisogno di integrarsi senza intoppi con i sistemi di connessione dei corrieri per generare le etichette di spedizione, tracciare i pacchi e gestire la logistica del ritiro. Oltre alla connettività, per l’efficienza operativa e la redditività diventa fondamentale anche l’esperienza utente degli addetti alle vendite. In genere, gli ERP non dispongono di connettività nativa con i corrieri e di funzionalità di comparazione delle tariffe in tempo reale, e le loro interfacce sono state progettate per gli utenti di back-office, non per il personale di vendita in prima linea che elabora gli ordini tra un’interazione e l’altra con il cliente. Un OMS fornisce integrazioni predefinite con i corrieri (FedEx, UPS, DHL, corrieri locali) che consentono ai negozi di generare rapidamente le etichette di spedizione, confrontare le tariffe, tracciare le spedizioni in tempo reale e gestire le eccezioni, come le consegne non riuscite. Soprattutto, le moderne piattaforme OMS offrono interfacce intuitive e ottimizzate per dispositivi mobili, che consentono agli addetti alle vendite di evadere gli ordini in pochi secondi anziché in minuti, riducendo i tempi di formazione, minimizzando gli errori e garantendo che il personale possa mantenere un servizio clienti eccellente durante la gestione delle attività di fulfillment. Questo livello di orchestrazione dei corrieri, combinato con esperienze utente pensate ad hoc, è essenziale per le operazioni di spedizione dal negozio: ma nella maggior parte dei sistemi ERP richiede un ampio sviluppo personalizzato.

4. Un gap di agilità

Le esigenze commerciali mutano costantemente. Nascono nuovi marketplace. Cambiano le strategie promozionali. Le reti degli operatori si evolvono. Le aspettative dei clienti si trasformano.

In genere, le modifiche all’ERP sono:

– Lente (servono mesi per fare cambiamenti significativi)

– Rischiose (toccano le logiche aziendali di base)

– Costose (sviluppo, test, governance)

– Rigide una volta implementate

Il commercio moderno ha bisogno di configurabilità: cioè di poter modificare le regole di orchestrazione senza implementare codice.

Oltre all’agilità nella configurazione delle regole, l’OMS risponde a due importanti sfide infrastrutturali:

• Capacità AI-native: le moderne piattaforme OMS sono dotate di funzionalità di intelligenza artificiale native che impattano l’efficienza operativa su più fronti. Queste funzionalità AI supportano nuovi protocolli di commercio conversazionale (permettendo a chatbot e assistenti vocali di verificare in tempo reale la disponibilità e formulare promesse di consegna), assistono gli utenti OMS nelle attività quotidiane (procedure di configurazione guidate, risoluzione intelligente dei problemi, rilevamento delle anomalie), ottimizzano le operazioni di magazzino (raccomandazioni basate sull’AI per i processi di prelievo-imballaggio-spedizione), semplificano la gestione degli ordini (prevedendo le interruzioni prima che si verifichino, suggerendo percorsi di risoluzione ottimali) e forniscono analisi avanzate delle prestazioni (identificando i colli di bottiglia nell’evasione degli ordini, prevedendo i modelli di domanda, suggerendo modifiche alle regole di routing). I sistemi ERP, basati su architetture legacy, in genere non forniscono queste funzionalità di intelligenza artificiale in modo nativo e hanno bisogno di uno sviluppo personalizzato o di componenti aggiuntivi di terze parti per ottenere funzionalità simili.

• Scalabilità come fattore abilitante di business: l’OMS è un’architettura centrale progettata specificamente per la crescita scalabile. Facilita una rapida connessione con nuove sedi di stoccaggio (negozi, magazzini, dark store), nuovi canali di vendita (marketplace, social commerce, portali B2B) e persino nuovi ERP (come in caso di acquisizioni o fusioni). È progettato per far comunicare in tempo reale tutti i nodi mostrando un inventario unificato, calcolando la disponibilità e fornendo istantaneamente promesse accurate. Mentre i progetti di integrazione ERP tendono a durare mesi e a richiedere una personalizzazione elevata, un OMS può integrare un nuovo nodo o canale di fulfillment in pochi giorni o poche settimane grazie a modelli API standardizzati.

La simbiosi OMS-ERP: come lavorano insieme

La soluzione non è scegliere uno dei due. Le organizzazioni leader implementano entrambi, con chiari confini strutturali:

L’ERP rimane il sistema di registrazione per:

• Transazioni finanziarie e contabilità
• Dati master (prodotti, prezzi, gerarchie)
• Pianificazione supply chain e procurement
• Gestione delle risorse e operazioni

L’OMS diventa il motore di orchestrazione degli ordini per:

• Decisioni di routing ed evasione degli ordini
• Inventario unificato in tempo reale
• Promesse di consegna al cliente
• Resi e logistica inversa
• Ottimizzazione del fulfillment grazie alla gestione dei corrieri

In pratica, l’ERP ti dice che cosa hai in stock e dove si trova. L’OMS decide come evadere ogni ordine in modo ottimale, tenendo conto delle esigenze aziendali e della posizione delle scorte.

Proprietà dei dati

In un’integrazione OMS-ERP ben progettata, la proprietà dei dati deve essere chiaramente definita per evitare conflitti e garantire un’unica fonte di verità:

• L’ERP registra i dati di prodotto (se non esiste un sistema PIM dedicato), i dati di inventario (le posizioni dello stock fisico in ogni sede), le regole e le strutture dei prezzi.
• L’OMS registra la disponibilità dell’inventario aziendale (calcola in tempo reale i prodotti disponibili per la promessa tra tutti i nodi e i canali), lo stato dell’ordine e di evasione (ciclo di vita dell’ordine, decisioni di allocazione, cronologia del routing), le promesse di consegna e la fedeltà dei clienti.

Questa separazione garantisce che, mentre l’ERP tiene traccia  dell’inventario fisico e dei dati finanziari, l’OMS gestisce il livello di orchestrazione in tempo reale, calcolando quanto può essere promesso ai clienti in base all’allocazione corrente, alle prenotazioni e alla capacità di evasione degli ordini. La sincronizzazione avviene tramite modelli basati su eventi: i movimenti di inventario nell’ERP attivano aggiornamenti ai calcoli di disponibilità dell’OMS e a loro volta gli eventi di evasione degli ordini dell’OMS aggiornano i record finanziari e di inventario dell’ERP.

Architettura di integrazione

Le implementazioni più recenti si connettono tramite API e modelli basati sugli eventi:

1. I dati master fluiscono dall’ERP verso l’OMS: prodotti, prezzi, posizioni, quantità di stock
2. Gli ordini entrano nell’OMS dai sistemi commerciali: web, mobile, POS, EDI, marketplace
3. L’OMS orchestra il fulfillment: alloca l’inventario, genera le istruzioni per l’evasione degli ordini
4. I sistemi di esecuzione elaborano gli ordini: WMS, TMS, corrieri ricevono istruzioni da OMS
5. Gli eventi di fulfillment aggiornano entrambi i sistemi: l’OMS monitora i progressi, l’ERP registra l’impatto finanziario e i movimenti delle scorte

Questo accoppiamento non rigido permette a ciascun sistema di evolversi in modo indipendente, mantenendo la coerenza dei dati.

ERP vs OMS, l’approccio ibrido 

Validazione del mercato: i numeri dietro il cambiamento

I modelli di investimento parlano chiaro. Mentre l’ERP rimane il mercato più grande (Gartner riporta che il mercato ERP mondiale ha raggiunto i 66 miliardi di dollari nel 2024, con una crescita dell’11,3% su base annua), l’OMS sta crescendo rapidamente come complemento specializzato.

Forrester prevede che entro il 2026 la spesa globale per i software OMS raggiungerà 1,9 miliardi di dollari rispetto a 1 miliardo di dollari nel 2021, riflettendo un tasso di crescita annuo composto quinquennale del 12,8%. Questo tasso di crescita supera leggermente quello dell’ERP stesso, a indicare che le aziende stanno dando priorità all’orchestrazione dell’evasione degli ordini man mano che la complessità del commercio aumenta.

La logica strategica è semplice: l’ERP pone le basi, ma l’OMS offre vantaggi competitivi nel fulfillment. Le aziende non stanno scegliendo tra i due, ma li stanno implementando entrambi.

OneStock ha raccolto 72 milioni di dollari da Summit Partners nel 2024 per accelerare l’espansione, posizionando l’OMS come infrastruttura obbligatoria piuttosto che come potenziamento opzionale.

Cultura: liberarsi dai limiti dell’ERP

La sfida:

Cultura, il principale rivenditore di prodotti culturali in Francia, operava con due ERP separati: uno per i libri e un altro per tutti gli altri prodotti. Questa frammentazione creava notevoli difficoltà nell’esperienza del cliente.

“Prima di implementare OneStock eravamo fortemente vincolati ai nostri ERP. Se un cliente veniva in negozio per ordinare un libro e un CD, dovevamo creare due ordini separati e due account cliente, perché tutto era completamente isolato.”

Séverine Candau, IT Domain Manager, Cultura

La soluzione:

Implementando OneStock OMS, Cultura ha disaccoppiato l’orchestrazione degli ordini dalla sua doppia architettura ERP, creando un livello di commercio unificato che si è collocato tra gli ERP e i canali rivolti al cliente.

Risultati:

• Esperienza cliente unificata: i clienti possono ora ordinare qualsiasi combinazione di prodotti in un’unica transazione con un solo profilo cliente, indipendentemente dall’ERP che gestisce l’inventario.
• Il 25% delle transazioni e-commerce avviene tramite Prenota e Ritira.
• Ordini in negozio senza interruzioni: i commessi possono accedere all’inventario unificato di tutte le sedi di magazzino ed evadere gli ordini da qualsiasi punto della rete.
• Architettura a prova di futuro: L’hub OMS semplifica l’aggiunta di nuove posizioni di magazzino, nuovi canali o persino nuovi ERP senza toccare i sistemi principali

L’esperienza di Cultura convalida un principio architettonico fondamentale: l’OMS riduce la dipendenza dall’ERP e semplifica le future modifiche del sistema, comprese potenziali migrazioni o consolidamenti ERP.

Quadro decisionale: quando serve un OMS

Prendi in considerazione l’implementazione di OMS se riscontri:

Segnali operativi:

– Alti tassi di esaurimento scorte nonostante l’inventario sia disponibile in altri punti della rete

– Vari nodi di evasione ordini (negozi, magazzini, 3PL) con coordinamento limitato

– Aumento dei costi di spedizione a causa di decisioni di routing non ottimali

– Interventi manuali per gestire gli imprevisti e le modifiche agli ordini

Segnali strategici:

– Espansione nell’evasione degli ordini omnicanale (Ship from Store, Click & Collect)

– Ingresso in marketplace o nuovi canali di vendita

– Crescita internazionale con inventario distribuito

– Aspettative dei clienti per la consegna in giornata o il giorno successivo

Segnali tecnici:

– Il backlog di personalizzazione dell’ERP cresce più velocemente di quanto l’IT possa gestire

– Gli aggiornamenti in batch dell’inventario creano problemi di vendite eccessive

– Diversi sistemi mostrano posizioni di stock incoerenti

– C’è una capacità limitata di aggiustare la logica di evasione degli ordini senza fare modifiche importanti

Cosa valutare nei provider OMS

1. Quanto è sofisticata l’orchestrazione  

È possibile configurare regole di routing complesse senza dover ricorrere a uno sviluppo personalizzato? Quanto può essere dettagliata la logica di business?

2. Quanto è flessibile l’inventario unificato

Quanto è flessibile l’implementazione dell’inventario unificato? È possibile configurare calcoli di disponibilità diversi per canali diversi? Il sistema è in grado di gestire scenari complessi come preordini e inventario in dropshipping insieme allo stock fisico?

3. Quanto è accurata e flessibile la promessa

Quanto è sofisticato il motore delle promesse di consegna? Calcola le promesse in tempo reale in base alla capacità del corriere e agli orari limite? Supporta scenari di promesse di spedizione frazionata? È in grado di ricalcolare le promesse durante il ciclo di vita dell’ordine in caso di variazioni?

4. Prestazioni sotto sforzo

Qual è la capacità di elaborazione? Come aumenta la latenza nei periodi di picco?

5. Architettura dell’integrazione

Connesso con API? Basato su eventi? Come si collega a ERP, WMS, corrieri, POS, marketplace?

6. Gestione delle eccezioni

In che modo il sistema gestisce le rotture di stock, i guasti dei corrieri, le variazioni e le cancellazioni degli ordini?

7. Governance dei dati 

Chi ha la ownership dei dati? Com’è gestita la sincronizzazione? Cosa succede in caso di conflitti?

8. Configurabilità 

Gli utenti aziendali possono modificare le regole di orchestrazione o è sempre necessario l’intervento dell’IT?

9. Prontezza globale

Multi-valuta? Multi-magazzino? Supporto alla localizzazione? Complessità transfrontaliera?

10. Affidabilità del fornitore

Esperienza pregressa? Referenze dei clienti? Roadmap del prodotto? Supporto finanziario?

Strategia di implementazione

Inizia in piccolo, testa il valore

Non attivarlo per tutta la tua rete dal primo giorno. Fai partire progetti pilota:

– Canale singolo (per esempio: solo e-commerce)

– Area geografica limitata (per esempio: nazionale prima che internazionale)

– Casi d’uso specifici (per esempio: Ship from Store in località con inventario elevato)

Misura quello che conta
Definisci KPI chiari prima dell’implementazione:

– Miglioramento del tasso di evasione degli ordini

– Riduzione dei costi di spedizione

– Velocità di consegna (giorni medi per cliente)

– Punteggi di soddisfazione del cliente

– Ricavi da inventario precedentemente non disponibile

Pianifica la gestione del cambiamento

La tecnologia è la parte facile. Quella difficile è:

– Formare il personale dei punti vendita sui nuovi flussi di evasione degli ordini

– Adeguare i processi di magazzino per il prelievo omnicanale

– Aggiornare gli script del servizio clienti in base alle nuove funzionalità

– Allineare gli incentivi tra i canali

Mantieni l’ERP come fonte di verità

Mantieni la governance dei dati master nell’ERP. Lascia che l’OMS utilizzi e modifichi quei dati, ma non creare fonti di verità in competizione tra loro.

Raccomandazioni strategiche

• Per i CIO: non decidere tra OMS ed ERP. Costruisci un’architettura componibile in cui ogni sistema faccia quello che sa fare meglio. Investi in modelli di integrazione che consentano un’evoluzione indipendente.
• Per i COO: quantifica il costo delle inefficienze attuali: vendite mancate dovute a rotture di stock, costi di spedizione eccessivi, erosione dei margini a causa di decisioni di fulfillment sbagliate. Spesso il ROI dell’OMS deriva dalla riduzione dei costi tanto quanto dalla crescita del fatturato.
• Per i CEO: le aspettative dei clienti in termini di disponibilità e velocità di consegna cambiano costantemente. I brand vincenti saranno quelli in grado di fare promesse accurate e di mantenerle con costanza. E questo richiede un’infrastruttura specializzata.

L’ERP è essenziale. Non scomparirà, e non deve farlo.

Ma il commercio si è evoluto ben oltre le capacità di gestione di un ERP. Inventario distribuito, orchestrazione in tempo reale, evasione degli ordini multicanale e promesse di consegna dinamiche richiedono sistemi progettati apposta.

La questione non è se sia meglio un OMS o un ERP. La questione è se la tua architettura possa essere competitiva nel commercio moderno senza averli entrambi.

Le aziende che considerano l’OMS come un optional, un qualcosa che possono mettere insieme con qualche personalizzazione dell’ERP, non saranno in grado di competere con quelle che hanno investito in un’adeguata orchestrazione dell’evasione degli ordini.

I leader non saranno quelli con l’ERP migliore. Saranno quelli che hanno capito come far funzionare insieme senza attriti l’ERP e l’OMS, creando un’architettura stabile e agile, coerente e adattabile.

Questa è la prossima frontiera dell’infrastruttura commerciale.