Warum Ersatzteilhändler auf Order Management setzen

Die neuen Wettbewerbsregeln

Im Ersatzteilvertrieb haben sich die Spielregeln geändert. Ihre Kunden vergleichen nicht mehr Preise, sondern Lieferversprechen.

Ein stillstehender LKW kostet Tausende Euro pro Tag. Ein fehlendes Mähdrescherteil während der Hochsaison kann einen landwirtschaftlichen Betrieb lahmlegen. Eine stillstehende Produktionslinie verursacht über Nacht Millionenverluste. In dieser Realität haben Verfügbarkeit und Geschwindigkeit oberste Priorität.

Wir haben es direkt von Großhändlern gehört: Werkstätten haben 4 bis 5 Lieferanten auf Kurzwahl und bestellen bei demjenigen, der die höchste Verfügbarkeit im Moment zeigt. Preis? Zweitrangig. Der Lieferant, der den kompletten Warenkorb am schnellsten liefert, macht das Geschäft.

Dieser Wandel erklärt, warum Order Management Systeme zu geschäftskritischer Infrastruktur für Ersatzteilakteure geworden sind.

5 operative Realitäten, die Veränderung erfordern

1. Ihre Supply Chain ist fragmentiert

Jahrzehnte von M&A haben die meisten Händler mit mehreren ERPs, verstreuten Lagern und unverbundenen Lieferantenportalen zurückgelassen. Das Ergebnis:

• Teile in einem System als „verfügbar“ markiert, in einem anderen als „nicht auf Lager“
• Ein deutsches Lager hat genau das, was ein spanischer Kunde braucht, ist aber für spanische Systeme unsichtbar
• Betriebsteams verbringen mehr Zeit mit Datenabgleich als mit Kundenservice

Die Kosten: Verlorene Verkäufe, wenn Wettbewerber auf Bestände zugreifen können, die Sie nicht sehen.

2. SKU-Komplexität ist Ihre Stärke, wenn Sie sie beherrschen

Sie verwalten Hunderttausende von Artikelnummern. Die meisten bewegen sich langsam, aber wenn sie benötigt werden, ist es dringend. Das Paradox: geringe Rotation bei hoher Kritikalität.

Traditionelle Systeme wurden dafür nicht entwickelt. Sie optimieren für schnelldrehende Konsumgüter, nicht für Long-Tail-Teile, bei denen eine Werkstatt in Portugal plötzlich ein seltenes Bauteil für ein Modell von 2003 braucht.

Die Chance: Unternehmen, die SKU-Transparenz beherrschen, werden zu unverzichtbaren Partnern für Servicebetriebe.

3. Kunden optimieren jetzt auf Zuverlässigkeit, nicht auf Kosten

Die Kaufkriterien haben sich umgekehrt:

• Alte Frage: „Was ist Ihr Preis?“
• Neue Frage: „Wie viel Prozent meines Warenkorbs können Sie morgen liefern?“

Same-Day- und Next-Day-Lieferung sind Standard. Vollständige Warenkörbe zählen mehr als einzelne Positionen: Ein fehlendes 8-€-Teil verzögert einen 5.000-€-Reparaturauftrag.

Der Einsatz: Servicebetriebe behandeln Verfügbarkeit als Basisleistung. Wenn Sie nicht zuverlässig liefern können, umgehen sie Sie.

4. Jeder Kanal muss dieselbe Wahrheit sprechen

Ihre Kunden bestellen per Telefon, Web, EDI, Außendienst und am Filialtresen, oft mit gemischten Kanälen für einen einzigen Warenkorb. Doch jeder Touchpoint zeigt unterschiedliche Bestandsdaten und schafft Chaos.

Eine Werkstatt sieht online eine Verfügbarkeit, hört am Telefon eine andere und erhält am Tresen eine dritte Antwort. Diese Inkonsistenz zerstört Vertrauen.

Die Anforderung: Unified Commerce ist kein Nice-to-have mehr. Es ist die Grundvoraussetzung, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

5. Operative Ineffizienz tötet Ihre Margen

Auftragsaufteilungen vervielfachen Transportkosten. Manuelle Ausnahmebehandlung verschlingt Personalzeit. Statische Spediteurregeln führen zu überhöhten Logistikkosten. Sicherheitsbestände blähen sich auf, weil Sie der Echtzeit-Transparenz nicht vertrauen können.

In einem margenarmen Geschäft summieren sich diese Ineffizienzen schnell.

Der Druck: Sie müssen jede Bestellung, jede Route, jedes Versprechen im großen Maßstab optimieren.

Was ein OMS konkret leistet

Ein Order Management System sitzt über Ihrer fragmentierten Infrastruktur und schafft eine einheitliche Orchestrierungsebene. Betrachten Sie es als das intelligente Gehirn, das verteilte Komplexität für Kunden unsichtbar macht.

Einheitliche Bestandstransparenz

Zentralisieren Sie Echtzeitbestände aus allen ERPs, Lagern und Lieferanten in einer einzigen Ansicht. Machen Sie Teile sichtbar, die sonst verborgen blieben. Erweitern Sie Ihren effektiven Katalog ohne zusätzlichen physischen Bestand.
Impact: Mehr abgeschlossene Verkäufe, weniger gebundenes Working Capital.

Intelligente Orchestrierung

Routen Sie Aufträge dynamisch nach Bestandsstandort, Spediteurkapazität, Lieferversprechen und Kosten. Minimieren Sie Aufteilungen. Konsolidieren Sie Warenkörbe. Wählen Sie den optimalen Spediteur für jede Sendung.
Impact: Transportkosten um 40 % reduziert. Liefergeschwindigkeit erhöht. Vollständige Warenkörbe geliefert.

Zuverlässige Versprechen

Berechnen Sie präzise Lieferzeiten zum Zeitpunkt der Bestellung unter Berücksichtigung von Bestandsstandort, Spediteur-Cutoffs und Artikelattributen. Zeigen Sie dasselbe Versprechen auf allen Kanälen an. Überwachen Sie Meilensteine und warnen Sie proaktiv bei Verzögerungen.
Impact: Stornierungsraten um 75 % gesunken. Kundenloyalität gestiegen. Umsatzwachstum von 80 % Jahr für Jahr bei Top-Implementierungen.

Für Skalierung gebaut

API-first-Architektur. Anbindung an bestehende Systeme ohne ERP-Umbau. Hinzufügen neuer Lager, Akquisitionen oder Kanäle durch Konfiguration, nicht durch Code.
Impact: Monate statt Jahre für die Implementierung. Zukunftssicher für Wachstum.

3 Fragen, die jeder Ersatzteil-Entscheider beantworten sollte

Wo ist das Teil genau jetzt verfügbar?
Kann jeder Touchpoint auf denselben Echtzeitbestand in Ihrem gesamten Netzwerk zugreifen? Wenn nicht, verlieren Sie täglich Verkäufe.

Wie schnell und wie vollständig kann ich liefern?
Können Sie Auftragsaufteilungen minimieren und flexible Lieferoptionen basierend auf Live-Einschränkungen anbieten? Geschwindigkeit und Vollständigkeit übertreffen jetzt den Preis.

Welches Versprechen kann ich geben und kann ich es halten?
Berechnen und überwachen Sie Lieferversprechen zum Bestellzeitpunkt? Vertrauen ist Ihr echter Wettbewerbsvorteil.

Fazit

Ersatzteilvertrieb dreht sich nicht mehr um den größten Katalog oder den besten Preis. Es geht darum, der zuverlässige Partner zu werden, auf den Servicebetriebe sich ohne Bedenken verlassen können.

Die Unternehmen, die heute gewinnen, haben drei Dinge gelöst:

• Verfügbarkeit: Jedes Teil im gesamten Netzwerk sichtbar machen
• Geschwindigkeit: Vollständige Warenkörbe schnell liefern
• Zuverlässigkeit: Versprechen konsistent einhalten

Ein OMS ist kein IT-Projekt. Es ist das strategische Fundament, um in dem zu konkurrieren, was jetzt wirklich zählt.

Die Frage ist nicht, ob Sie es sich leisten können, eines zu implementieren.

Sondern wie lange Sie es sich noch leisten können, ohne eines zu arbeiten.