Appel d’offres OMS : les 6 erreurs classiques

La rédaction de votre appel d’offres OMS (ou RFP) est une étape clé de votre stratégie omnicanale. Nous vous partageons aujourd’hui les 6 erreurs classiques que nos experts ont identifiées !

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Appel d’offres OMS – Erreur n°1 : vous n’avez pas recensé tous les besoins

Pour gagner en efficacité, identifiez une personne référente qui va constituer l’appel d’offres.

Celle-ci devra également consulter et recenser les besoins de l’ensemble des métiers qui seront impactés par la mise en place de l’OMS : digital, e-commerce, supply chain, IT, logistique, juridique, omnicanal, retail… 

Pour les équipes retail en magasin, une consultation et rencontre dédiées pour comprendre les problématiques quotidiennes se révèlent être une stratégie probante.

L’objectif, avant le travail de consolidation, sera d’obtenir une liste exhaustive de l’intégralité des besoins liés à ce projet d’entreprise.

Il est capital que l’ensemble des parties prenantes soient impliquées dans la définition des besoins afin d’anticiper les impacts potentiels du projet sur la partie du business dont ils ont la charge. Ils vont investir du temps dans votre projet, les bénéfices doivent être clairement définis afin d’entrer dans une relation gagnant- gagnant avec les différentes équipes.

Appel d’offres OMS – Erreur n°2 : votre besoin n’est pas suffisamment mature

Les besoins exprimés dans votre appel d’offres doivent être matures pour permettre aux prestataires OMS de se positionner. 

A quoi identifie-t-on un besoin mature ? A la capacité à partager une demande bien ordonnancée et exhaustive tant d’un point de vue fonctionnel que technique ! Vous devez pouvoir vous projeter à 3 ans dans votre expression de besoins en prenant en compte vos évolutions business et techniques.

Êtes-vous, par exemple, capable de créer un schéma cible avec l’OMS au milieu ? Si votre réponse est non alors votre appel d’offres OMS est à retravailler pour vous assurer de la clarté des processus métiers !

N’hésitez pas à vous faire accompagner par une agence de conseil dans la définition de vos besoins ou d’envisager une phase de RFI afin de confronter vos besoins clés aux différents éditeurs pour affiner votre phase de RFP.

Appel d’offres OMS – Erreur n°3 : vous n’avez pas sélectionné les priorités

Votre appel d’offres OMS doit être découpé en plusieurs sections dont notamment les ‘must-have’ et les ‘nice to have’.

Cette priorisation est essentielle pour permettre aux différents prestataires de fournir une proposition viable, tant en termes de solutions omnicanales qu’en termes de planning. Faire cette priorisation vous permet aussi, en interne, d’avoir une visibilité plus claire sur l’ampleur du projet à venir.

La sélection des priorités peut faire l’objet d’un atelier dédié dès lors que l’intégralité des besoins a été préalablement validée.

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Appel d’offres OMS – Erreur n°4 : vous n’avez pas anticipé les modes de diffusion 

La diffusion de votre appel d’offres OMS est aussi importante que sa constitution. En effet, vous devez vous assurer qu’il parvienne aux prestataires clés du secteur que vous auriez (ou pas) préalablement identifiés.

Plusieurs modes de diffusion sont dès lors envisageables : via un partenaire type cabinet spécialisé, via consultant freelance dédié, via un représentant en interne qui a identifié les différentes solutions et prendra directement contact…

Il n’y a pas de bonne ou mauvaise méthodologie concernant la diffusion de votre appel d’offres OMS, l’essentiel étant que cette partie ait bien été anticipée.

Prenez simplement en compte ce délai de diffusion dans votre roadmap afin de vous assurer de donner une égalité des chances dans les temps de réponses aux différents éditeurs.

Appel d’offres OMS – Erreur n°5 : vous n’avez pas établi de grille de notation

La grille de notation, établie avec les parties prenantes de l’appel d’offres OMS, doit être en phase avec votre stratégie et aider le processus de décision.

On recommande de l’établir avant la diffusion de votre appel d’offres afin qu’elle soit en accord avec vos priorités initiales.

D’un point de vue pratique, cette grille de notation se doit d’être efficace et simple à compléter. On peut, par exemple, imaginer un système de notation entre 0 et 5 points ainsi que des coefficients différents suivant l’importance de la section concernée. 

Appel d’offres OMS – Erreur n°6 : vous n’avez pas suffisamment préparé les soutenances

Les soutenances doivent être rigoureusement préparées en reprenant les réponses à votre appel d’offres, les grilles de notation, les points à préciser, ceux qui n’ont pas été traités… 

Si aucune durée n’est prédéfinie, vous pouvez tout-de-même mettre en place des sessions de 2 à 3 heures avec un agenda précis des thématiques à aborder : présentation générale, démo, détails techniques, détails fonctionnels, agenda, engagements…

Attention n’hésitez pas à discuter l’agenda avec les différents éditeurs, il vaut mieux laisser un peu de marge sur le contenu à votre interlocuteur pour qu’il vous apporte une réponse construite à vos problématiques plutôt que de lui imposer de rentrer dans un cadre strict dans lequel il n’aurait pas la possibilité de vous démontrer le potentiel de son offre.

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