Les 3 grandes étapes de votre appel d’offres OMS
Votre RFP (ou appel d’offres) OMS est unique, il retranscrit le besoin d’achat de votre société avec un objectif : communiquer sur votre recherche d’OMS, identifier les prérequis, partager les must-have and nice to have de votre projet, permettre aux solutions OMS de proposer une offre en accord avec les exigences exposées.
L’implémentation de votre solution OMS (Order Management System) marque un tournant dans votre stratégie logistique et commerciale en faveur de l’excellence opérationnelle.
Pour mieux appréhender l’étape cruciale du RFP, vous trouverez dans cet article les différentes étapes et nos conseils pour vous guider.
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1. L’élaboration de votre appel d’offres OMS
Vous avez déjà identifié un besoin lié à l’omnicanal, à la gestion des stocks et souhaitez trouver la solution OMS la plus pertinente pour vous accompagner dans cette transition. Pour choisir ce partenaire, vous décidez de lancer un appel d’offres.
L’une des premières étapes attrait à l’organisation. Il est primordial de définir une personne référente qui sera chargée de la constitution du RFP. Celle-ci devra recenser les besoins de chaque service impliqué et effectuer un travail de consolidation avant l’envoi.
Ainsi, il est important d’organiser des sessions d’échange avec les différentes parties prenantes parmi lesquelles le retail, le digital, l’e-commerce, la logistique, la supply, l’IT. La première session d’échange doit viser à clarifier le rôle de l’OMS, pourquoi ce projet est une priorité et quels sont les résultats attendus. Les sessions suivantes sont réellement liées aux différentes attentes et besoins métiers.
Le conseil de notre expert avant-vente
« L’OMS est un véritable projet d’entreprise qui transforme le quotidien des équipes au siège et en magasin. Pourtant, les magasins ne sont pas toujours écoutés malgré la présence d’un représentant du retail. Le sujet se joue plus au siège que sur le terrain. »
Idée : faites des consultations en interne avec des collaborateurs qui sont sur le terrain, comprenez leurs contraintes et vous susciterez ainsi plus facilement l’adhésion pour un tel projet !
Une fois les besoins recensés, il est important d’anticiper la manière dont les candidats seront comparés : harmoniser les critères de sélection, favoriser le choix, classer les différentes propositions.
Ensuite, la phase de rédaction intervient avec un impératif : la précision dans l’expression de vos besoins.
Pour vous aider dans l’élaboration de votre RFP OMS, téléchargez gratuitement notre template RFP.
2. La publication de votre appel d’offres OMS
Autre temps fort lors d’un appel d’offres OMS : la publication !
C’est également un aspect à anticiper. Allez-vous vous faire aider par un partenaire pour la publication de votre appel d’offres et pour les étapes suivantes ? Ou allez-vous garder la main sur l’intégralité du processus ? Avez-vous déjà identifié des prestataires pertinents (peut-être lors d’un RFI) ? Les candidatures seront-elles restreintes à des prestataires identifiés ou étendues à tous ?
Le conseil de notre expert avant-vente
« Un planning transparent quant aux dates limites de réception des différentes propositions permettra aux différentes solutions OMS consultées d’organiser leur réponse. Il s’agit d’un élément important de votre cahier des charges. Si les délais sont trop courts il se peut qu’un prestataire décide de ne pas répondre à la consultation.»
Idée : anticipez au maximum la phase d’étude ! N’hésitez pas à définir une durée d’analyse des offres ainsi qu’une date de réponse afin que les prestataires aient une bonne visibilité de vos actions.
3. L’analyse des offres reçues et la sélection d’un ou plusieurs candidats pour votre projet
Cette phase d’analyse vise principalement à comprendre quels acteurs sont en mesure de couvrir l’intégralité ou quasi-totalité de vos besoins. Quels sont les prestataires qui ont le mieux compris votre besoin ? Lesquels fournissent la réponse la plus complète, la plus rassurante ? Ont-ils des références ou des cas d’usage proches du vôtre et ainsi de l’expérience sur votre problématique ? De quel degré de précision ont-ils fait preuve lors de leur réponse ?
Le conseil de notre expert avant-vente
« La phase de sélection a une importance cruciale, pour être efficace dans votre choix, reposez-vous sur les critères objectifs définis en phase d’élaboration.»
Idée : prenez votre temps ! Effectuez plusieurs lectures et croisez les différentes propositions de sorte à affiner votre choix ou à définir une liste de questions à soumettre en second temps.
Les prestataires sélectionnés seront ensuite contactés et invités à détailler leur proposition au cours d’une soutenance. L’occasion pour vous de poser toutes les questions restées en suspens et d’affiner votre choix final, par comparaison.
Le conseil de notre expert avant-vente
« Les soutenances permettent de rencontrer l’équipe avec laquelle vous serez potentiellement amené à travailler. N’hésitez pas à les questionner sur les processus et fonctionnements internes afin de mieux comprendre comment vous serez accompagné.»
Idée : bien que la sélection ne soit pas toujours simple, essayer de sélectionner 3 ou 4 prestataires au maximum. Vous gagnerez en efficacité sur la suite des échanges.
Une fois votre prestataire OMS choisi, notifiez l’intégralité des candidats et le projet débute !