Die 3 Hauptphasen ihrer OMS-Angebotsanfrage (RFP – Request for proposal)
Jede Angebotsanfrage (RFP) ist ein Unikat. Dies gilt auch für Ihre Angebotsanfrage (oder Ausschreibung) für ein Auftragsverwaltungssystem (OMS). Ihre Ausschreibung spiegelt die Bedürfnisse Ihres Unternehmens wider mit dem Ziel, Ihre Suche nach einem OMS zu konkretisieren, Ihre Anforderungen zu definieren, die „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ Ihres Projekts mitzuteilen und OMS-Anbietern die Möglichkeit zu geben, ein Angebot zu unterbreiten, das Ihren Anforderungen entspricht.
Die Einrichtung eines Auftragsverwaltungssystems (OMS) stellt einen Wendepunkt in Ihrer Logistik- und Unternehmensstrategie dar und ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.
In diesem Artikel finden Sie die notwendigen Schritte und Ratschläge, um das wesentliche Ihrer Ausschreibung besser zu verstehen.
1. Vorbereitungsmaßnahmen Ihrer OMS-Angebotsanfrage
In dieser Phase haben Sie bereits einen Bedarf im Zusammenhang mit Ihrem Omnichannel- und Bestandsmanagement festgestellt und möchten die bestmögliche OMS-Lösung finden, die Sie bei diesem Übergang unterstützt. Um den geeigneten Anbieter zu finden, beschließen Sie, eine Ausschreibung zu veröffentlichen. Als erstes kommt die Vorbereitung. Sie müssen unbedingt eine Kontaktperson bestimmen, die für die Erstellung der Ausschreibung verantwortlich sein wird. Diese Person hat die Aufgabe, die Bedürfnisse aller beteiligten Abteilungen zu ermitteln und zu berücksichtigen.
Aus diesem Grund sollten Sie Austauschsitzungen mit den verschiedenen Interessengruppen, darunter Einzelhandel, E-Commerce, Logistik, Vertrieb und IT, organisieren. Ziel der ersten Austauschsitzung sollte es sein, die Funktion des OMS klarzustellen, warum dieses Projekt Vorrang hat und was die erwarteten Ergebnisse sind. Die folgenden Sitzungen stehen in engem Zusammenhang mit den verschiedenen Bedürfnissen und Erwartungen des Unternehmens.
Rat unseres Pre-Sales-Experten:
„Die Einführung eines OMS ist ein unternehmensweites Projekt, das das tägliche Leben Ihrer Mitarbeiter in der Zentrale und in den Filialen verändert. Allerdings wird den Geschäften trotz der Anwesenheit eines Einzelhandelsvertreters nicht immer genügend Gehör verschafft. Die Frage wird eher auf Zentralebene als vor Ort geregelt“.
Tipp: Führen Sie interne Besprechungen mit den Verkäufern vor Ort durch. Verstehen Sie ihre Grenzen und Bedürfnisse, so erhalten Sie eher die Unterstützung ihrer Mitarbeiter für Ihr Projekt!
Sobald Ihre Bedürfnisse festgelegt wurden, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wie die verschiedenen Angebote miteinander verglichen werden sollen. Sie müssen die Auswahlkriterien abstimmen, Prioritäten setzen und eine Rangfolge der verschiedenen Vorschläge aufstellen. Sie müssen die Auswahlkriterien abstimmen, Prioritäten setzen und eine Rangfolge der verschiedenen Vorschläge aufstellen. Anschließend folgt die Entwurfsphase, die vor allem eines erfordert: Klarheit und Präzision bei der Formulierung Ihrer Anforderungen.
2. Veröffentlichungsverfahren Ihrer OMS-Angebotsanfrage
Der nächste wichtige Schritt ihrer OMS-Angebotsanfrage ist ihre Veröffentlichung.
Wollen Sie sich bei der Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung und den folgenden Schritten von einem Dienstleister unterstützen lassen? Oder wollen Sie die Kontrolle über den gesamten Prozess behalten? Haben Sie bereits relevante Anbieter identifiziert, vielleicht durch eine allgemeine Anfrage (RFI – Request for Information)? Werden die Bewerbungen auf bestimmte Anbieter beschränkt oder auf alle ausgeweitet? Auch dies sind wichtige Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt.
Rat unseres Pre-Sales-Experten:
„Ein nachvollziehbarer Zeitplan, der Fristen für die Einreichung verschiedener Vorschläge mit einbezieht, ermöglicht es den herangezogenen OMS-Dienstleistern, ihre Arbeitsabläufe zu organisieren und sicherzustellen, dass sie pünktlich auf ihre Anfrage antworten. Es handelt sich hierbei um ein wichtigen Bestandteil Ihrer Projektanforderungen. Sind die Termine dagegen zu kurzfristig, kann es passieren, dass ein Dienstleister auf ihre Anfrage nicht eingeht.”
Tipp: Planen Sie für die Recherchephase so viel wie möglich im Voraus! Zögern Sie nicht, einen Zeitraum für die Auswertung der Angebote und einen Termin für eine Antwort festzulegen, damit die Dienstleister einen guten Überblick über Ihr Vorgehen haben.
3. Auswertung der eingegangenen Vorschläge und Auswahl eines oder mehrerer Kandidaten für Ihr OMS-Projekt
Der Hauptzweck dieser Auswertungsphase besteht darin, herauszufinden, welche Anbieter in der Lage sind, alle oder die meisten Ihrer Bedürfnisse zu erfüllen. Welche Dienstleister verstehen Ihre Bedürfnisse am besten? Welche Anbieter bieten die vollständigste und zuverlässigste Lösung? Verfügen sie über Referenzen oder Case studies, die den Ihren ähneln? Wie genau haben sie ihr Angebot formuliert?
Rat unseres Pre-Sales-Experten:
„Die Auswahlphase ist von entscheidender Bedeutung. Um eine gute Wahl zu treffen, sollten Sie sich auf die erarbeiteten Kriterien stützen, die in der Vorbereitungsphase festgelegt wurden.“
Tipp: Nehmen Sie sich Zeit! Lesen Sie die verschiedenen Vorschläge mehrmals durch und vergleichen Sie sie miteinander. Erstellen Sie eine Liste mit Fragen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt stellen können.
Die ausgewählten Dienstleister werden dann kontaktiert und eingeladen, ihr Angebot im Rahmen einer Präsentation zu erläutern. Bei dieser Gelegenheit können Sie alle noch offenen Fragen stellen und Ihre endgültige Wahl nach dem vergleichen treffen.
Rat unseres Pre-Sales-Experten:
„Bei den Präsentationen können Sie das Team kennenlernen, mit dem Sie möglicherweise zusammenarbeiten werden. Zögern Sie nicht, sie nach ihren internen Prozessen und Abläufen zu fragen. Dies kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Sie betreut werden sollen.“
Tipp: Auch wenn die Entscheidung nicht immer einfach fällt, versuchen Sie, maximal 3 oder 4 Dienstleister auszuwählen. Die anschließenden Gespräche und das Auswahlverfahren werden dann viel schneller vonstattengehen.
Sobald Sie Ihren OMS-Anbieter ausgewählt haben, benachrichtigen Sie alle Beteiligten und beginnen Sie mit Ihrem Projekt!
